De vrijdag na de storm had ik een etentje in Utrecht met drie collega’s, ons jaarlijkse etentje, en het gesprek ging over de storm van de dag ervoor die al het treinverkeer stil legde. Ik had eigenlijk een ander etentje op donderdag wat daardoor werd afgeblazen.  Deze groep gebruikte Whatsapp om de beslissing te nemen. De groep had zoveel berichten dat ik me erg onproductief voelde in mijn werk: ik had mijn smartphone naast mijn laptop liggen, en elke keer keek ik toch weer naar de nieuwe berichten. Voor mijn gevoel kwam er super weinig uit mijn handen.

Ik en Whatsapp

Een van de collega’s dacht dat ik wel veel Whatsapp-groepen zou hebben omdat mijn werk gaat over online leren en tools. Dit gebeurt overigens wel vaker: mensen denken dat ik alleen nog online communiceer :). Dit klopt juist niet: ik probeer werkgerelateerde app-groepen te vermijden. De reden is dat ik niet continu Whatsapp will checken maar zelf mijn tijd wil indelen en geconcentreerd wil werken. In onze leergangen starten we geen Whatsapp-groepen, tenzij de deelnemers het initiatief nemen en een duidelijk doel voor de groep hebben. Afgelopen maandag sprak ik met een leraar die hetzelfde zei over WhatsApp. Hij wil niet deelnemen aan de appgroep van zijn studenten omdat veel vragen over huiswerk in het weekend of late uren zou opleveren. Natuurlijk heeft juf Ank van de luizenmoeder wel een app met de ouders.

Wat is de invloed van smartphones op de balans tussen werk en privé en stress?

Ik vond een interessant onderzoek naar de invloed van ons smartphone gebruik op het werk en de invloed op stress en burn-out. Het onderzoek toont aan dat we wel degelijk stress krijgen van steeds korte berichtjes. Wat betekent dit dan voor het beleid van organisaties en micro-learning wat mensen er even ‘bij’ kunnen doen? De titel van het onderzoek is Smartphone Use, Work–Home Interference, and Burnout: A Diary Study on the Role of Recovery. geschreven door Daantje Derks* en Arnold B. Bakker, Erasmus University Rotterdam. In deze studie hielden 69 smartphonegebruikers een dagboek bij aan de hand van een vragenlijst gedurende vijf opeenvolgende werkdagen. Alle deelnemers waren door hun werkgever verplicht om een smartphone te gebruiken.

De noodzaak om te herstellen van het werk

Onze werklast neemt toe. Veel werknemers hebben een smartphone- al dan niet door de organisatie wordt betaald. Organisaties verwachten steeds vaker dat werknemers onmiddellijk reageren op werkgerelateerde berichten. De norm is dat individuen altijd en overal beschikbaar moeten zijn voor anderen. Medewerkers voelen de druk om te reageren op berichten via hun smartphones (met plings!) en het vraagt heel nadrukkelijk aandacht. Bovendien vervaagt een smartphone de grens tussen werk en privéleven, vooral wanneer werknemers zeer betrokken zijn bij hun werk. De auteurs gebruiken de term Work-Home-Interference (WHI), gedefinieerd als een negatief proces van interactie waarbij de werknemers druk ervaren van twee kanten: zowel werk als privé, die moeilijk te verzoenen is. Dit kan een tijdconflict zijn (je kunt maar één ding tegelijk ondanks het feit dat we vaak denken dat we best 2 dingen kunnen), rolconflicten of stress door werk waardoor het moeilijk is om thuis te ontspannen.

Herstellen van werk en werkstress

We moeten allemaal herstellen van werk, rust vinden. Bij een reguliere baan is dat vooral in de avond, alhoewel we natuurlijk steeds meer flexibel zijn in de tijden waarop we werken. Smartphonegebruikers zullen het wellicht moeilijker vinden om deze hersteltijd te vinden. Een kerncomponent van herstel is het gevoel van werknemers om niet op het werk te zijn: voldoende afstand nemen van hun werk. Het impliceert meer dan alleen fysiek afwezig zijn van het werk. Het suggereert dat het individu stopt met denken over werk en er mentaal los van komt van werk. In dit onderzoek werden twee soorten herstel gedefinieerd: (a) psychologisch afstand nemen oftewel het vermogen om je mentaal los te maken van het werk; en (b) ontspanning

image via pixabay

Enter: Smartphones

Smartphones zijn geweldig voor nieuwe vormen van interactie en samenwerking, zoals bijdragen aan het sociale intranet van je werk via een app of het beantwoorden van mails, en natuurlijk de vele team WhatsApp-groepen. Andere positieve ontwikkelingen die vaak worden geassocieerd met smartphones zijn een verhoogde productiviteit, meer flexibiliteit om te werken waar je wilt, verbeterde reactiesnelheid en de beschikbaarheid van realtime informatie.

Er zit echter ook een andere kant aan. Het lezen van werkmails en reageren kan echter vaak iets ‘klein en snel’ lijken, maar het kan meer tijd vragen dan je zelf denk. Je kunt op elk moment maar één ding doen, even je mail op je smartphone checken impliceert vaak dat je geen aandacht hebt voor familie of vrienden. De smartphone zorgt voor een drang om te reageren wanneer er nieuwe berichten zijn. Dit lijkt onschuldig maar vraagt wel aandacht. Daarnaast verlies je de controle: je kunt namelijk niet bepalen hoeveel en hoe vaak je berichten ontvangt.

De hypothese van deze studie is daarom: De verhoogde productiviteit
geassocieerd met verbonden blijven met werk in de avonduren wordt
bereikt ten koste van hogere stressniveaus die tot slecht herstel kunnen leiden,
verminderde prestaties, moeheid en slaapklachten.

Resultaten van het onderzoek: gebruik van smartphones verhoogt de Work-Home-Interferentie

De studie vond bewijs voor de hypothese dat smartphone gebruik impact heeft op de balans tussen werk en privéleven. Op dagelijkse basis ervaren de deelnemers Work-Home-Interference. Een dagelijkse portie WHI zorgt voor gevoelens uitputting en cynisme. Voor een intensieve smartphone gebruiker is het negatieve effect groter dan bij matige gebruikers van een smartphone. Wanneer ze worden geconfronteerd met hoge niveaus van WHI, zijn intensieve smartphonegebruikers meer uitgeput dan minder intensieve smartphonegebruikers. Oftewel: intensieve smartphone gebruikers voelen zich meer moe. Dit doet me overigens denken aan het onderzoek dat jongeren in Nederland gelukkig zijn maar wel veel moe. Het helpt als mensen psychologische afstand en / of ontspanning hebben ervaren. Om jezelf te beschermen tegen de mogelijke negatieve gevolgen van hoge WHI kun je dus gaan sporten of aan andere vrijetijdsbesteding doen.

Ik controleer mijn mails ook vaak tijdens de avonduren met mijn smartphone. Voor mijn gevoel is dat niet werken omdat ik niet naar mijn werkkamer ga. Het is best schokkend als ik me realiseer dat het meer stress veroorzaakt. Ik denk dat veel mensen zoals ik zich niet bewust zijn van de impact van even snel je mail lezen, en meestal kan het best wachten tot de volgende dag. Al met al is er een duidelijke behoefte aan organisatiebeleid met betrekking tot het gebruik van smartphones. Een organisatie kan grenzen stellen aan het gebruik van smartphones. Als ik teamleider was zou ik intensieve smartphonegebruikers monitoren en continu in teams te bespreken hoe mensen hun smartphone gebruiken (voor werk) en waar ze tevreden of ontevreden over zijn.

Geen mobile learning en micro-learning meer?

Dit heeft natuurlijk ook implicaties voor online en blended learning. De veronderstelling achter mobiel en micro-learning is toch: we hebben altijd onze smartphones en het is daarom gemakkelijker om leerinhoud naar de smartphone te brengen. Dan ziet de medewerker het op de plek waar hij al is. Deze studie maakt duidelijk dat de grote valkuil bij deze redenering is dat het bijdraagt aan stress. Ze hebben ook al hun mails die ze achterna zitten, nu ook nog de cursussen. Vooral voor intensieve smartphone gebruikers en zeer betrokken medewerkers is dit een valkuil om de micro-learning nog even erbij te doen.  Het risico is dat het privélevens binnendringt en leidt tot Work-Home-Interference. Hoewel het misschien triviaal lijkt om een video van 5 minuten te bekijken, kan het volgens dit onderzoek wel degelijk leiden tot gevoelens van uitputting en cynisme.
Misschien is desktop/laptop zelfs wel beter? Ik vind het prima om het online leren ook mobiel aan te bieden zodat mensen zelf keuzes kunnen maken. Echter dan moet er wel aandacht zijn voor de mogelijkheid dit binnen werktijden te doen. Een mooi voorbeeld is wel dat we nu met een groep docenten werken en de leergang hebben aangepast met een online sessie op het werk. Je ziet dat ze daarnaast nauwelijks tijd vinden om nog in te loggen. 

Dit onderzoek benadrukt voor mij het belang van het integreren van online leren binnen werkuren, waarbij de werkuren natuurlijk wel flexibel kunnen zijn. Ik merk dat managers in organisaties het een voordeel vinden als leren online kan plaats vinden en ze vinden het fijn dat het buiten werkuren kan (goedkoper!). Ik zie dit regelmatig. Zelfs als werknemers dit tijdens het werk mogen doen, wordt het vaak niet gezien als werk door hun collega’s, waardoor ze er zelf voor kiezen het thuis te doen. Om te voorkomen dat stress toeneemt, moet online leren een deel van het werk worden zoals face-to-face.