Met sociale media is het heel makkelijk om online iets te beginnen; bv. een LinkedIn groep te starten. Het verhaal van een deelnemer: “We hadden een geweldige dag en iedereen was enthousiast. Het idee werd geopperd dat we een Facebook groep konden openen zodat we online door konden gaan. Ik heb de groep geopend en iedereen uitgenodigd. Alleen, we hebben het nooit gehad over het doel van de online groep en niemand voelde zich verantwoordelijk voor de groep. Er gebeurde niets in de groep.” Faciliteren van online uitwisseling is niet eenvoudig. Wij zijn ervan overtuigd dat trainers en facilitatoren met veel face-to-face ervaring een streepje voor hebben. Echter, online faciliteren is niet hetzelfde als face-to-face faciliteren.
De rol van de online facilitator
De aanwezigheid van een online facilitator (ook wel ‘moderator’ genoemd) is essentieel om het meeste uit de groep te krijgen en het proces te bewaken. De begeleider is degene die de groepsleiders en de deelnemers alert houdt. In het geval een discussie tot stilstand komt, of als een van de probleemeigenaren niet reageert, speelt de facilitator de rol van ‘informele animator’, die groepsleden individueel aanspreekt om te checken wat hij of zij stil houdt. Meestal gebeurt dit door een e-mail of een informeel telefoontje of chat. Het bouwen aan relaties is één van de bekwaamheden van de online facilitator. De begeleider stimuleert ook de deelnemers om te reageren op discussies door mensen op hun specialiteit of expertise aan te spreken. Ervaring in groepsdynamiek en het observeren en herkennen van patronen in interactie biedt ook een meerwaarde. Het samenvatten van discussies, het erkennen van de gevoelens van mensen en deze koppelen aan de doelstellingen van een online bijeenkomst zijn andere belangrijke taken voor de online facilitator. Hier zitten veel paralellen in met face-to-face faciliteren.
Het verschil zit oa. in de drempel om weg te lopen/klikken die online hoger is, de focus op de inhoud versus focus op groepsdynamiek, de mate waarin je aandacht moet besteden aan duidelijkheid van communicatie. De grootste uitdaging is het omgaan met de non-verbale uittingen van deelnemers. Omdat face-to-face contact ontbreekt, richt de online facilitator zich op het lezen van berichten en woorden waar emoties uit te destilleren zijn. Bij teleconferentie gesprekken zal de online facilitator letten op de intonaties van stemmen en hoe mensen op elkaar reageren. Passie en kennis over het gebruik van sociale media is een belangrijke vereiste bij het opzetten van een online discussie proces. Inzicht in de ‘voordelen’ en de ‘valkuilen’ van de e-tools zijn belangrijk om de klant van dienst te zijn bij de opzet van een online uitwisseling.
Succesfactoren
Er zijn zeven factoren, die bijdragen aan een succesvolle virtuele uitwisseling bij kleinschalige groepen. Op basis van vele jaren ervaring met online uitwisseling komen we tot een lijst van 7 belangrijke factoren, die aan het succes van een succesvolle online uitwisseling bijdragen. De presentie van een online moderator (deze rol kun je ook facilitator of procesbegeleider of leider noemen) is essentieel om het meeste uit de groep te krijgen en het proces gaande te houden.
Zeven succesfactoren
1. Mensen zijn gemotiveerd om te leren en tijd te investeren: Mensen hebben een vraag of onderwerp in te brengen, wat ze emotioneel raakt of ’s nachts wakker houdt, waar ze mee worstelen. Ze zijn gemotiveerd om te leren. Mensen voelen zich geïsoleerd en zijn op zoek naar gelijken of collega’s met wie ze zich veilig voelen in het delen van gedachten en gevoelens. Mensen zien de meerwaarde van deelname in als zijnde de moeite waard in investering van hun tijd. Een beloning aan het eind is stimulerend. Bijvoorbeeld deelname aan een face-to-face conferentie, een publicatie in een belangrijk tijdschrift, een uitgebreid netwerk, nieuwe kennis, tips of trucs voor het werk.
2. Het onderwerp is van belang voor de organisatie: Leiders of managers hebben interesse in het leerproces. Zij zorgen voor ruimte voor online deelname. Een voorbereidingsbijeenkomst met de belangrijkste leidinggevenden en ‘ambassadeurs van sociale media’ bij de voorbereidingen kan daarbij helpen
3. Deelnemers kunnen makkelijk omgaan met de tools of willen dit leren: De keuze voor tools waar veel mensen al mee bekend zijn heeft veel voordelen. Het is essentieel dat meer dan 80 – 90 % van de deelnemers zich comfortabel voelt met de e-tools die worden toegepast. Als een kritieke groep afhaakt in de discussies gaat de meerwaarde in veel gevallen verloren. Ervaring leert dat als de motivatie (1) groot genoeg is, mensen ook bereid zijn het omgaan met nieuwe tools te leren. In dit geval moet er een goede helpdesk zijn.
4. De facilitator heeft voldoende tool-kennis en ervaring: begeleider heeft voldoende technische kennis over de te gebruiken sociale media, zodat deze daarmee in staat is hier optimaal gebruik van te maken, en anderen op te leiden en te begeleiden bij het proces.
5. Investeren in persoonlijke relaties en vertrouwen: ook online zijn relaties en emoties belangrijk. Het is handig als iemand uit het facilitator team een persoonlijke relatie heeft of opbouwt. Deze persoonlijke contacten zijn essentieel in het helpen van passieve deelnemers om actief te worden in een later stadium van de online uitwisseling. Door groepswerk kunnen deelnemers online persoonlijke relaties opbouwen;
6. Er is duidelijkheid over doel, ritme en timing: De timing en het doel van een online evenement is belangrijk. Een online evenement negen maanden voorafgaande aan een face-to-face bijeenkomst genereert geen hoge deelname. Het creëren van een online discussie twee tot vier weken voor een bijeenkomst heeft meer kans om succesvol te zijn in het genereren van momentum. Een eendaagse brainstorm kan soms succesvoller zijn dan 4 weken brainstormen. Bij een continue uitwisseling helpt het een ritme te creëren, zoals bijvoorbeeld een maandelijkse teleconferentie.
7. Er wordt feedback verzameld en bijgestuurd. Online kun je geen non-verbale signalen lezen. Daarom moet je nog regelmatiger momenten van evaluatie inbouwen in het proces, zoals korte polls. Deelnemers hebben zo de mogelijkheid om feedback te geven wat werkt en wat in het proces verbeterd kan worden. Deze momenten van terugkoppeling vergroten de betrokkenheid en het eigenaarschap in het proces;
Slot
Online faciliteren is niet eenvoudig, maar zeker een uitdaging om je in te bekwamen. Niet alleen zijn specifieke competenties van een face-to-face facilitator vereist, maar ook virtuele vaardigheden zijn een nieuwe eis van de ‘moderne facilitator’. Hun gereedschapskist omvat sociale en technische vaardigheden, evenals het vermogen om de groep te betrekken op een virtuele reis. Een online facilitator blinkt uit in multi-tasking. Online faciliteren is inderdaad een kunst!
Voor meer literatuur over online faciliteren lees ‘En Nu Online – Joitske Hulsebosch en Sibrenne Wagenaar, pagina 177 – 258‘ en ‘Facilitation Online – Stephen Thorpe’
Reakties
Bij deze willen we onze deelnemers van AgentschapNL vragen om alvast na te denken over de workshop ‘Online Faciliteren met Sociale Media’ op 19 september 2011. Wat spreekt je aan bij het online faciliteren? Lijkt het je lastig deze succesfactoren in praktijk te brengen? Welke vragen roept dit op? Denk ook vast na over een traject waaraan je zou willen werken. Reageer door hieronder een reactie te plaatsen. Deze reactie is publiek en zal eerst goedgekeurd moeten worden.
ik hoop iets te kunnen leren over (tools van) on line faciliteren en tegelijkertijd/realtime. Dus niet het beheer van fb/linked in groepjes.
De genoemde succesfactoren lijken over beide te gaan?
Ha Carmen, goed dat je dit noemt, je interesse in synchrone tools- gaan we invoegen. De succesfactoren gaan inderdaad over synchroon en asynchroon.
Klinkt interessant. Met name ook hoe je het als ondersteuning vooraf en achteraf bij een fysieke workshop kunt gebruiken.
En: vind ik dit eigenlijk ook leuk om te doen? Zijn het dezelfde type mensen die fysiek en online modereren?
Carmen en Ellen, dank voor jullie reakties. Joitske heeft al aangegeven dat we je vraag meenemen in de workshop. Ja, we gaan zeker bespreken hoe je online vooraf en achteraf sociale media kunt inzetten. Vooraf en achteraf bij een fysieke bijeenkomst is al een mooie case om tijdens de workshop op 19 september in te brengen. Deze blog is inmiddels al een voorbeeld, en kun je ervaren of dit werkt of ook op een andere (online) manier kan worden aangepakt. In ieder geval zijn Joitske en ik al heel enthousiast en zien ook op de reakties van jullie en collega’s tegemoet.
Hallo Joitske en Simon,
Wat mij aanspreekt bij online faciliteren is dat het nagenoeg plaatsonafhankelijk kan. Dus handig als je internationaal bezig bent (dan hoef je niet te reizen) of als je het niet nodig vindt om f2f bij elkaar te komen voor iets “kleins”.
Succesfactoren 1 en 2 vind ik factoren die bij de deelnemers liggen (en dus niet bij de facilitator), dus lijken me moelijk in de praktijk te brengen. Deels vind ik dat ook voor factor 3 gelden: sommige deeelnemers kunnen nou eenmaal niet goed omgaan met e-tools. Kortom: in hoeverre heb je als facilitator invloed op het succes?
Ik ben vooral benieuwd naar de meerwaarde van de inzet van e-tools bij f2f-bijeenkomsten. Wat zijn de voordelen daarbij t.o.v. niet digitale tools (zoals geeltjes, brown paper, flipover, stiften, etc)? Besteden we daar ook aandacht aan?
Ik ben beheerder van de KCF-groep op LinkedIn. Benieuwd of ik daar nog wat adviezen voor kan krijgen 🙂
groet,
Onno
Wat mij aanspreekt in online faciliteren is dat het een mogelijkheid is een groep bij de les te houden na een eenmalige f2f (thanks onno voor de nieuwe afko) workshop. Vaak zakt het enthousiasme van een groep in als ze terug moeten naar business as usual. Ook in het traject voor een workshop zou je een groep ‘warm kunnen draaien’.
Qua succesfactoren denk ik dat het de uitdaging is een hele groep mee te krijgen, ook al zal vast een deel helemaal niks met social media hebben.
Specifiek voor moderatoren (in de klassieke zin van het woord) is het handig om te weten hoe je een groep online aan de gang krijgt zonder teveel zelf aan de slinger te moeten draaien, oftewel: op zoek naar de gangmakers in een groep en deze stimuleren.
ben benieuwd!
ben benieuwd naar deze “nieuwe” vorm van faciliteren en of dit iets voor mij is wat ik in mijn rugzak kan steken.
Beste Rob, Onno en Stephan, dank voor jullie reacties!
Rob- ik hoop mijn enthousiasme over te brengen!
Onno- succesfactoren 1, 2 en 3 kun je misschien niet beinvloeden, maar zijn wel een soort randvoorwaarden. Als je er geen oog voor hebt, kun je gefrustreerd raken over succes, en dan ligt het niet aan de tools (die krijgen dan wel vaak de schuld!). Weten van het niveau van deelnemers is wel belangrijk ook om te weten hoe zwaar je ze moet ondersteunen. En er zijn zeker situaties waarbij mensen de tools al wel kennen (bv. een interne sharepoint omgeving of Yammer groep).
Ik heb naar aanleiding van je vraag over sociale media bij f2f een nieuw blokje bij mijn presentatie gemaakt. Dank voor de input!
En Stephan- heel goed punt, hoe kun je medestanders krijgen? Ik heb net Remco Mostertman geinterviewd van een HR community op LinkedIn – hij begon alleen met een LinkedIn groep, kreeg daarna een informele innercircle en heeft nu een formeler kernteam gevormd. Mooi om die stadia ook te zijn.
Ik verwacht een sessie waarbij mij als moderator wordt verteld/aan de hand genomen hoe ik social media kan gebruiken als ondersteuning bij workshops: in voorbereiding, misschien online (afstand) workshops doen, netwerk/community building, online discussies organiseren en regisseren (voor zover mogelijk/wenselijk).
Hierbij ben ik benieuwd hoe ver mijn kennis van beschikbare tool reikt en wat de mogelijkheden zijn, maar belangrijker nog, hoe ik het los van tools organiseer. Geen knoppencursus dus, maar een uitwisseling van ervaringen en best/worst practices.
(had al een veel langer verhaal geschreven, maar toen ik deze verzond, kreeg ik een foutmelding en was mijn verhaal weg. mooi voorbeeld van een grief van online tekst aanleveren)
Leon, ja we zullen je zeker aan de hand gaan nemen met voorbeelden van online uitwisselingen en hoe je dit voor je eigen praktijk situatie kunt gaan uitwerken. We zullen jullie ook tijdens de worskhop na laten denken hoe je een face to face oefening voor facilitatie of training, kunt omzetten in een online opdracht. Het wordt geen knoppen cursus, maar er is tijd om te oefenen met een aantal tools. Er zitten een aantal leuke gereedschappen bij, die zowel met online communities als voor online brainstorm events gebruikt kunnen worden. We hopen dat deze oefening met de tools jullie zullen inspireren na te denken hoe een aantal van deze tools voor praktijk situaties in te zetten. Jammer dat je online verhaal gedeeltelijk verloren ging, maar jouw tweede bericht is helder overgekomen. Van inspiratie naar transpiratie en vervolgens weer eindigen bij inspiratie!
Voordeel online: lage kosten/reistijd + hoeft niet simultaan plaats te vinden.
Item 5 lijkt me meest lastig, nl kost veel tijd en aandacht.
Mijn vraag betreft vertrouwen: Voor goed functioneren/presteren van groep is vertrouwen nodig. Vaak groeit dit na ca. 2 tot 3 (f2f) bijeenkomsten. Hoe ga je hier mee om bij on distance uitwisseling?
Maar ook: hoe ga je om met vertrouwelijke info / hoe is dit beschremd wanneer je gebruik maakt van WWW. en dropbox?
Verder: Wanneer online, wanneer f2f, rol van groepsgrootte, doel van bijeenkomst en fase in het proces hierbij (brainstorm, concept keuze/uitwerken).
Dag Annemarie, dank voor je aanvullingen en reaktie. Om een tipje van de sluier te doen van item 5. Vaak werken de ‘blended – gemixte trajecten’ van online en f2f het beste. Door bij je procesontwerp daar al rekening mee te houden kunnen mensen zowel online als f2f vertrouwen opbouwen met elkaar. Mocht f2f niet mogelijk zijn, dan is het heel belangrijk om een aantal deelnemers al bij het ontwerp van het online traject te betrekken en hen te stimuleren ook andere mededeelnemers die ze al kennen te betrekken. We gaan daar in de middag bij het procesontwerp zeker over doorpraten. Veiligheid en issues die daarmee samenhangen zullen we kort aanstippen. Jouw vragen mbt groepsgrootte, doel etc.. zullen we in de middag met jullie inbreng van cases gaan uitdiepen.
Hoi hoi,
op de valreep nog mijn verwachtingen.
Ik werk veel internationaal en zou ter voorbereiding van workshops en meetings meer sociale media tools in willen zetten om de f2f bijeenkomsten efficienter te kunnen maken. Deze kosten immers veel reistijd. Verder een algemene kennismaking van diverse tools voor mij: want ik ben een enorme laggerd. Ik gebruik noooit Twitter, Facebook e.d. en zit echt te wachten op een paar voorbeelden van hoe ik deze media op een goede manier kan inzetten voor de kwaliteit van mijn werk. Jacqueline.
Ha Jacqueline.. last but not least toch?
In de voorbespreking kwam naar voren dat het geen ‘knoppencursus’ moet zijn. Wel hebben we een tool tour erin gehouden, zodat er zeker de ruimte is om een aantal nieuwe tools te verkennen.
Heb je al een tool in gedachten waar je meer van zou willen weten? Het is beter om je stap voor stap in 1 tool te verdiepen.
Jacqueline, jij wilde toch zo graag meer leren over Yammer? 😀