Joehoe! Ik ben heel trots op onze creatieve online sessies. Sibrenne en ik hebben net een ontwerpproces voor een blended traject met WWF goed afgerond. Het bijzondere aan dit traject is dat we het ontwerpproces helemaal online hebben georganiseerd. De leden van ons ontwerpteam wonen namelijk in Namibië,  Zwitserland, Suriname, Nairobi en Nederland. Het heeft een ontwerp opgeleverd wat heel goed is ontvangen en vandaag kregen we veel complimenten over het proces. Het was de eerste keer voor mij dit helemaal online te doen. Mijn eigen doel bij dit project was daarom om online creativiteit los te maken. Ik gebruikte ter inspiratie het boek Creativity in Virtual Teams Key components for Success van Nemiro. En de creativiteit losmaken is gelukt gezien het ontwerp en het enthousiasme.

Hoe hebben we het aangepakt?

Het ontwerpteam kende elkaar al wel redelijk goed. We hebben drie sessies gepland, elk van twee uur. In twee uur kun je makkelijker ergens induiken. Drie uur zou wel erg veel vragen van de concentratie en de werkschema’s. Tussendoor waren er een aantal opdrachten, bv. zoeken naar cases of informatie. De sessies vonden plaats in een periode van een maand.

Qua tools hebben we gebruik gemaakt van Adobe Connect in combinatie met Google docs. Het ontwerpteam was gewend aan Zoom in plaats van Adobe maar we kozen toch voor Adobe Connect vanwege het whiteboard, en de mogelijkheid om in groepen te werken. Google docs werkten goed om een opdracht klaar te zetten of om samen aan documenten te werken. Daarnaast hebben we een Workplace van Facebook gebruikt voor de communicatie tussen de sessies.

Inhoudelijk hebben we gewerkt met personas, beelden over de toekomst, formuleren leerdoelen, inspirerende voorbeelden van blended trajecten en building blocks. Hoewel het idee was de doelen en building blocks samen vorm te geven was dat wel lastig online. Het co-creatie proces werd samen brainstormen  en werkten wij de brainstorm uit voor de volgende sessie waarna we dan weer input vroegen. Hoewel we een raamwerk hadden voor de drie sessies zijn we er flexibel mee omgesprongen. Zo ontdekten we dat het ontwerpteam langer nodig had om dingen te bespreken dan wij hadden gedacht. In de volgende sessies hebben we daarom het minst belangrijke onderwerp aan het einde geplaatst, dat maakte het minder erg als we er niet aan toekwamen.

Wat werkt bij creatieve online sessies?

Er zijn een aantal dingen die cruciaal zijn:

  • Synchrone sessies waarbij je kunt samenwerken. Wij kozen voor drie werksessies in Adobe Connect als centrale co-creatie plekken, maar dat kunnen er ook vijf zijn. Door het spreiden is er tijd om intensief samen te werken maar ook tussendoor na te denken of werk te verdelen. Voor mij heel logisch maar in het boek waarschuwen ze dat er met alleen email weinig creativiteit los komt.
  • Gebruik van “creativity techniques”. Brainstormen op het whiteboard. Dit werkte goed omdat iedereen zijn ideeën er tegelijkertijd op kwijt kon. We zorgden ook voor afwisseling in werkvormen. Met name het werken in subgroepjes werd erg gewaardeerd. Zo hebben we in groepjes een persona uitgewerkt. Er werd zelfs gevraagd “mag ik met die in een groepje”.
  • Continue investeren in teambuilding. Zo zijn we begonnen met kennismaking in de Workplace groep. Dit betekent echter niet een half uur tijd voor lange uitwisselingen over privé situaties, wel is het vragen naar positieve online ervaringen en zo van elkaar leren wat je fijn vind. De persoonlijke benadering maakt volgens mij dat mensen het ook leuk vinden om mee te doen. Als je elkaar kent kun je ook beter op elkaar voortbouwen qua ideeën. In het boek over creativity noemen ze dit “creating the right climate“. In de evaluatie zie iemand het zo “it was nice to meet each other
  • I appreciated the guided approach” kregen we terug. Een strakke rol van een of twee facilitators is belangrijk. Dit was een groep die ook rustig een uur zou kunnen uitwisselen over inhoudelijke zaken. Wij zorgden ervoor dat we ook doorgingen. Het lijkt jammer om niet lang door te kunnen praten, maar het komt de energie wel ten goede. Het hoofdstuk “leadership” uit het boek gaat hierover.
  • Het laten zien van voortgang. Elke sessie begon met het delen van de opbrengst van de vorige sessie. Dit gaf de team het positieve gevoel dat de sessies productief waren en dat we samen iets moois aan het bedenken waren. “Keep team members and their efforts visible” In de evaluatie werd dit meerdere keren genoemd: “concrete outputs, great products

Wat ik nog meer zou willen uitproberen is het werken met beeld associatie, en andere creativiteits technieken. Ik zou denk ik een volgende keer iets meer tijd tussen de sessies plannen. En een hele praktische tip: zorg dat je zelf na de sessie even offline kunt gaan, zo sprong ik op de fiets om even uit te waaien. Online sessies blijven intensief.