Drie Vlaamse steunpunten (het steunpunt voor cultureel erfgoed, het sociaal-cultureel werk en het jeugdwerk) zijn blij dat ze weer meer op kantoor kunnen werken en trainen. Ze staan alle drie voor de vraag: wat doen we in de toekomst met hybride bijeenkomsten en vergaderen? Ze bundelen de krachten en vragen Ennuonline om hulp. Voor mij een mooie reden om naar Brussel af te reizen!

“Bij het online mee doen is het fijn als je een overzicht van de zaal hebt”

We bereiden het samen voor. We kiezen voor een live bijeenkomst omdat de drie organisaties elkaar lang niet hebben gezien.

De vragen van de drie steunpunten gaan zowel over de didactische aspecten van hybride sessies (of zoals ze in Vlaanderen zo mooi zeggen:  hybride vorming). Welke methoden en technieken werken in een hybride sessie,  hoe betrek ik alle deelnemers, zowel de deelnemers die digitaal volgen, als de deelnemers die fysiek aanwezig zijn? Welke competenties heb ik nodig? Er zijn ook een aantal beleidsmatige vragen zoals: Wanneer bied ik een vorming of vergadering hybride aan en wanneer niet? Kunnen we ad hoc hybride werken?

“Het kost sommige mensen in de zaal best wat energie om maatje te zijn. Je moet toch meer opletten op de chat en het scherm en multitasken. Anderen gaat het heel makkelijk af en hebben er lol in”

Een dag vantevoren zijn er een aantal mensen die in quarantaine zitten en toch graag online mee doen. Ook mijn contact persoon Jacqueline “ik ben helaas verkouden, snotterig en niesen: foute boel. Ze wil wel graag online mee doen. Natuurlijk kan dat, dan kunnen we we meteen in hybride in de praktijk brengen. Ik besluit een aantal maatjes in te schakelen, zodat de online deelnemers goed in de gaten gehouden worden. Ik kies ook voor een laagdrempelige opstelling, er zijn genoeg speakerphones voor het geluid, en ik gebruik een ipad om de zaal aan de onliners te laten zien.

We starten de middag met het bespreken van ervaringen en een presentatie met uitdagingen en tips, zoals de uitdaging om online te betrekken. Wat helpt is bewust rondjes maken waarin onliners ook de beurt krijgen en af en toe apart brainstormen.

“Een hybride sessie vraagt om meerdere rollen”

Daarna gaan we aan de slag in groepjes met het ontwerp van een hybride sessie. Welke keuzes maak je? Hoe bereid je het goed voor? Gelukkig zijn er genoeg ruimtes in het gebouw om te zitten zodat de maatjes die met iemand online werken rustig kunnen zitten. Als laatste werken we aan een aantal beleidslijnen, een checklist die elke organisatie kan bespreken en aanpassen aan de specifieke wensen van de collega’s. Twee punten uit de checklist:

  • In het geval van consultaties met veel deelnemers kun je ervoor kiezen om deelnemers die actief willen meepraten live aanwezig te laten zijn. Online deelnemers zijn dan in de rol van toeschouwers.
  • Als organisatie kies je een aantal kwaliteitsvolle en gebruiksvriendelijke tools en apps die in alle hybride sessies gebruikt worden, zodat mensen hieraan wennen.

Feedback van een deelnemer enige tijd na de sessie: “Ik heb enkele weken geleden een geweldige hybride sessie voorgezeten, bij een ministerie met een supergoed uitgerust lokaal met microfoons en een camera die inzoomt. Geweldig! Ik kreeg nadien complimenten over mijn skills als voorzitter en die gaan zeker terug op onze bijeenkomst“.

 

De slides van de sessie

Ook hulp nodig bij hybride bijeenkomsten of beleid? Neem contact met ons op.