Privacyverklaring Ennuonline

25 mei 2018

De GDPR (General Data Protection Regulation) is van kracht in de EU. Deze wet zorgt ervoor dat jij weet welke gegevens we over jou verzamelen en hoe we die gebruiken, en dat je hierover controle kan uitoefenen. In dit document beschrijven wij welke persoonsgegevens Ennuonline verzamelt en hoe we met de gegevens omgaan.

Welke persoonsgegevens verzamelt en beheert Ennuonline?

Ennuonline heeft persoonsgegevens van 3 verschillende groepen: (1) klanten van maatwerktrajecten, (2a) deelnemers aan leergangen en (2b) deelnemers aan webinars en eenmalige, korte leeractiviteiten en (3) mensen die interesse tonen in het aanbod van Ennuonline. In de onderstaande tabel vind je de gegevens die wij per groep verzamelen.

Groep	Gegevens	Beleid
1. Klanten voor maatwerktrajecten	Hiervan hebben wij e-mailadressen, vaak foto’s genomen tijdens activiteiten en financieel-administratieve gegevens	We volgen de bewaartermijn van de overheid. Foto’s delen we alleen publiekelijk met toestemming. We vragen vooraf wie er bezwaar heeft tegen het delen van foto’s en video’s.
2. Deelnemers aan open inschrijvings-activiteiten van Ennuonline zoals leergangen, workshops, webinars, MOOCs en SPOCs.	De namen, profielen, emailadressen, huis/werkadressen en social media gegevens	De huis/werkadressen verzamelen we om boeken toe te kunnen sturen. We werken verder online. Ons beleid is om na 3 maanden al het online werk van deelnemers te verwijderen en geen ongevraagde mails meer te sturen. (Oud)deelnemers kunnen zich vrijwillig inschrijven voor de nieuwsbrief of meedoen aan de LOSmakers community. Hier werken we met LinkedIn, Slack, Meet-up. Dit gaat in overleg en deelnemers besluiten zelf van deze tools wel dan niet gebruik te maken.
3. Geïnteresseerden in de activiteiten van Ennuonline (aangemeld voor nieuwsbrief of interesse in producten per mail gestuurd)	Naam- en e-mailgegevens van mensen die onze nieuwsbrief ontvangen of een e-book downloaden. Daarnaast e-mail en telefoonnummer van mensen die contact met ons zoeken om meer informatie betreffende het aanbod van Ennuonline.	We verzamelen geen adresgegevens. Bij het download van een e-book of inschrijving nieuwsbrief gebruiken we dubbele opt-in. Geabonneerden op de nieuwsbrief kunnen zich op elk gewenst moment uitschrijven.

In de volgende paragraaf beschrijven we in meer detail hoe we omgaan met deze gegevens en welke online tools we hiervoor gebruiken.

Verwerking persoonsgegevens

A. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens van klanten van Ennuonline?

Klanten zijn de bedrijven en personen die advies van Ennuonline inkopen. Vaak gebruiken we persoonsgegevens van meerdere werknemers en foto’s of video’s gemaakt tijdens het traject. We schrijven deze mensen niet zelf in voor onze nieuwsbrief. Als ze interesse hebben kunnen zij zichzelf inschrijven.

We bewaren de financieel-administratieve gegevens zoals offertes en facturen voor de belastingdienst volgens de wettelijk vastgestelde termijn.

Wanneer we over klanten schrijven op onze website Ennuonline.com, op losmakers.nl of op LinkedIn gebruiken we geen persoonsgegevens. Wanneer we dat wel doen, of bv foto’s gebruiken vragen we altijd vooraf toestemming.

In onze maatwerktrajecten maken we met enige regelmaat gebruik van online tools ter ondersteuning van het traject. Soms is het nodig dat medewerkers zich bij deze tools aanmelden met een mailadres, alvorens hier gebruik van te maken. De keuze om zich aan te melden laten we geheel bij de medewerkers. 3 maanden na afronding van het traject verwijderen we alle in de online tool opgeslagen gegevens.

In het geval van online cursussen hebben we regelmatig te maken met e-mailadressen van medewerkers van klanten die wij online beheren. Klanten hebben het recht om te vragen bepaalde gegevens uit online tools te verwijderen.

B. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens van deelnemers van open inschrijvings activiteiten zoals leergangen en webinarreeksen van Ennuonline?

Deelnemers van open inschrijvingsactiviteiten van Ennuonline zijn personen die meedoen aan een van de leergangen, webinarreeksen, workshops of MOOCs.

Wij gebruiken drie cloud platformen om persoonsgegevens te bewaren. Dit zijn Google formulieren, WordPress op onze eigen url ennuonlineleergang.nl en Ning. De namen, profielen, emailadressen en online gesprekken van mensen die meedoen aan de leergangen bewaken wij zorgvuldig. We zullen onze inloggegevens voor deze platformen niet met anderen delen en regelmatig voorzien van een nieuw password. De enige derde personen met toegang tot de gegevens van de WordPress website zijn de host en de bouwer. Hiermee hebben we een overeenkomst afgesloten omtrent het niet delen van daarin opgeslagen data.

Bij de start van een van de open inschrijvingsactiviteiten bespreken we expliciet met de deelnemers dat de online gegevens vertrouwelijk zijn, en dat het niet is toegestaan om anderen uit de organisatie mee te laten lezen zonder toestemming van de betreffende deelnemers. We vragen dan ook om toestemming voor het eventueel publiekelijk delen van foto’s van deelnemers via sites als Twitter en Facebook.

Na afloop van een leergang of andere leeractiviteit zijn online gegevens nog drie maanden toegankelijk voor de groep. Hierna worden de bijdragen en persoonsgegevens zoals foto en e-mailadressen verwijderd en maken we een pdf van dit materiaal, bestemd voor alle deelnemers als naslagwerk. Gemaakte foto’s bewaren we in een besloten map op flickr.com.

C. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens van geïnteresseerden in Ennuonline?

Dit zijn met name de mensen die zich inschrijven voor de nieuwsbrief, de mensen die een gratis e-book downloaden, degenen die zich inschrijven voor een sneak preview of die via een online inschrijfformulier aangeven interesse te tonen in het aanbod van Ennnuonline. We bewaren deze e-mailadressen. We stoppen met het verzamelen van adresgegevens omdat we deze niet nodig hebben. We zullen de mailadressen niet aan andere personen of instanties doorsturen zonder vooraf toestemming te vragen. Deze adressen worden bewaard op de volgende manieren:

Voor de nieuwsbrief maken we gebruik van Mailchimp. Met mailchimp hebben we een gegevensverwerkingsovereenkomst. Bij de nieuwsbrief zorgen we voor een dubbele opt-in. Dus na het aanmelden moeten ze de inschrijving nog eens per mail bevestigen. We maken duidelijk dat er elke maand een nieuwsbrief komt. We zorgen er ook voor dat iedereen zich op elk moment zelf kan afmelden via een link onderaan elke nieuwsbrief.
Bij mensen die een e-book downloaden van onze eigen (zelf gehoste wordpress) website ennuonline.com maken we duidelijk dat ze zich hiermee ook aanmelden voor de nieuwsbrief. We maken hierbij gebruik van content upgrades. Hierbij moeten ze zich ook nog een keer expliciet toestemming geven voor de inschrijving in de nieuwsbrief van mailchimp via een mailtje (dubbele opt-in). Ook hierna kunnen ze zich afmelden bij elke nieuwsbrief. Na het afmelden gebruiken we de gegevens niet opnieuw.
Bij mensen die interesse hebben gemeld in een leergang of ander product bewaren wij de gegevens in een Google formulier. We zullen deze gegevens maximaal 2 jaar bewaren en uiterlijk 2 keer een aanbieding doen. Als mensen contact opnemen via de WordPress website gebruiken wij de plugin Divi DB om deze gegevens te bewaren. Ook dit zullen wij na 2 jaar deleten.

Verwerkingsovereenkomsten met partijen die gegevens in de cloud beheren

Ennuonline heeft de volgende acties ondernomen om te zorgen dat andere beheerders van gegevens geen rare dingen met de gegevens gaan doen:

Onze WordPress sites ennuonline.com en losmakers.nl worden gehost door Your-webhost. Daarmee is dit de host van gegevens uit de webshop en leergang deelnemers. Vanaf begin mei is er een verwerkersovereenkomst beschikbaar.
Een aantal leergangen worden gehost op ennuonlineleergang.nl. Dit is een WordPress site. Via Hulpmiddelen > Persoonlijke gegevens kunnen wij als een deelnemer dit wenst gegevens exporteren en wissen.
Mailchimp (host van gegevens van nieuwsbrief inschrijvers): Met mailchimp hebben we een verwerkingsovereenkomst.
Ning (host van gegevens van leergang deelnemers: De voorwaarden van Ning in lijn met de AVG zijn hier te lezen. https://www.ning.com/gdpr/. Een gebruiker kan op elk moment zijn data verwijderen.
Google (voor formulieren en Google analytics): Voor onze website ennuonline.com en losmakers.nl gebruiken we Google analytics. De termijn voor gegevensbehoud kun je binnen Google zelf instellen. Wij hebben deze ingesteld op 38 maanden. Dit betekent dat na 38 maanden gegevens worden verwijderd. HIer kun je het beleid van Google lezen om zich te houden aan de AVG. We hebben een verwerkingsovereenkomst (het ‘Amendement gegevensverwerking) voor het account van Ennuonline. Verder hebben wij het delen van statistieken met Google uitgezet en het laatste octet van het IP-adres heeft gemaskeerd. Verder hebben wij gegevens delen uitgezet en maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
Surveymonkey voor evaluaties. Van Surveymonkey zijn hier de AVG rechten en plichten te lezen. HIer kun je het data retentie beleid van surveymonkey lezen.
Woocommerce voor de webshop op Ennuonline. Hierbij verzamelen we niet langer de thuisadressen. Ook Woocommerce heeft een nieuwe privacypolicy.

Datalekken

Mocht er sprake zijn van datalekken dan zal dit worden gemeld. De eerste verantwoordelijke voor vragen en klachten over het omgaan met gegevens is Joitske Hulsebosch. Info@ennuonline.com