Navigate / search

Slack jij al?

Dit artikel is eerder verschenen in het tijdschrift Opleiding & Ontwikkeling, nr 3, 2015.
Hier kun je het downloaded in pdf.

Over tools voor online uitwisseling, samenwerking en kennisdelen

Je hebt vanmorgen een ‘mail to all’ ontvangen, met een vraag van Klaas of iemand weet hoe het zit met dat nieuwe beleid. Goede vraag! Je was pas om twaalf uur in de gelegenheid om te reageren. Inmiddels heb je al zo’n tien mailtjes van collega’s gehad, met uiteenlopende reacties. Er zullen vast ook een paar collega’s hebben gereageerd zonder de ‘reply to all’ te gebruiken. Die antwoorden heb je dus niet gezien. Je hebt nu een berg mail en geen zicht op het geheel aan reacties.

Er zijn online tools die je overvolle mailbox-probleem kunnen aanpakken, door slimmer samen te werken en kennis op andere manieren te delen, zoals Yammer, Facebook, Google+, Slack, SpeakApp. Het zijn tools waarmee je online berichten uitwisselt, documenten deelt, online kunt samenwerken en gezamenlijk problemen kunt oplossen.

Yammer

Veel organisaties beschikken over Yammer. Het is een microblogging tool: je communiceert met anderen middels korte berichtjes, om collega’s op de hoogte te brengen van wat je doet, een vraag te stellen, een goed artikel te delen. De dynamiek in Yammer kun je enigszins vergelijken met Twitter. Met het @-teken spreek je iemand rechtstreeks aan, je kunt een link, poll af afbeelding in je bericht meenemen. En er is een functie om samen te werken aan documenten. Je scant de berichten en haalt er uit wat voor jou interessant is, zodat je niet alles hoeft te lezen. Natuurlijk gaat dit samen met afspraken die je hierover maakt.

 

Een Yammer-gebruiker: ‘Je stelt even een vraag of je deelt informatie, iets wat je via e-mail niet zo snel zou doen. En er is vaak wel iemand die het oppakt.’ Collega’s geven ook updates over de projecten waarmee ze bezig zijn of welke klant ze gaan bezoeken.  ’Ik weet nu welke collega’s verstand hebben van bepaalde onderwerpen en ik kan ze erover aanschieten voor mijn eigen projecten. Ik heb op die manier veel nieuwe mensen bij onze organisatie leren kennen, ook al heb ik ze nog nooit gezien.

 

Slack

Een zeer populaire communicatietool op dit moment: Slack. Er ontstaat zelfs nieuw vocabulair: “Ik zal je zo even slacken”. Het is een handige chat- en samenwerkingsapp. Je kunt met verschillende teams in Slack werken. Per team maak je kanalen aan en binnen elk kanaal heb je een chatruimte. De kanalen geven structuur aan het online samenwerken. Je bepaalt vervolgens zelf welke kanalen je wilt volgen. Dit is een duidelijk verschil met Yammer. Daar komt bij dat je Slack kunt verbinden met aan groot aantal andere tools die teams online vaak gebruiken. Stel dat je de teamtaken bijhoudt in Trello, dan verschijnen de daar nieuw geplaatste taken ook in een Slack-kanaal.

 

Een voorbeeld: samen met zes andere professionals zijn we een #teamhackaton aan het inrichten: een dag waarop teams werken aan slimmer werken. We willen deze dag online voorbereiden. Een handig online platform is hierbij onontbeerlijk. We hebben inmiddels een goed werkbare mix gevonden: het draaiboek en bijbehorende materialen werken we uit in Google.doc, we hebben onze teamtaken in Trello staan, we hebben een tweewekelijkse Skype om vlot een paar dingen te overleggen en we wisselen uit in Slack.

 

Speakap

Ook met Speakap kun je een online omgeving inrichten waar groepen met elkaar informatie kunnen uitwisselen. Als gebruiker ben je lid van verschillende groepen. Een groep kan openbaar of privé zijn. Eenmaal in een groep heeft de chatomgeving een wat Facebook-achtige look. Iemand start een bericht en daar kun je op reageren. Verder heb je een persoonlijke tijdlijn die jouw berichten en activiteiten laat zien uit de groepen waar je lid van bent.

 

Wanneer gebruik je een van deze tools?

Mijn advies is om klein te beginnen met deze tools. Welke setting kan meer communicatie, kennisdeling en samenwerking gebruiken? Waar werk je samen met collega’s die wel wat voelen voor een experiment? Verken vervolgens met elkaar over wat voor soort zaken je online wilt communiceren en reflecteer hierop in een ontmoeting. Een prachtige uitspraak van Peter Drucker:

Neem er echt even de tijd voor; een nieuw online platform kan zich niet in twee weken bewijzen. Want uiteindelijk gaat het niet om het platform, maar om de wijze waarop je er gebruik van maakt: wie neemt initiatief, welke energie stop je in het delen van kennis, hoe waarderend ben je met elkaar?