Navigate / search

Loomio: samen tot besluiten komen

Dit artikel is onlangs verschenen in het tijdschrift O&O. Hier vind je de mooi opgemaakte versie van dit artikel.

Stel, je werkt met een aantal collega’s online aan een nieuw projectvoorstel. Jullie zijn niet in de gelegenheid om bij elkaar te komen en om verder te werken aan het voorstel dient er eerst een gezamenlijk besluit genomen te worden over de aanpak. Dit is best een lastig proces om vorm te geven in een chat of forumdiscussie. Uitwisselen van ideeen lukt vaak nog wel, maar hoe kom je tot een besluit? Wie neemt het initiatief? Wanneer doe je dat? En hoe verzamel je vervolgens weer de stemmen op het voorgestelde besluit? Loomio is een platform dat je hierbij zeer behulpzaam kan zijn. In het kort: iemand formuleert een vraag of discussiepunt en nodigt anderen uit om online te reageren. Dit gebeurt in een forumomgeving, welke je een tijdslot mee kan geven. Vervolgens kan iemand op basis van de gevoerde discussie een besluit formuleren. De andere deelnemers brengen hun stem uit op het voorgestelde besluit. Je stem kun je eventueel toelichten, en heb je echt een ander besluit voor ogen, dan kun je een nieuw besluit formuleren om dit vervolgens aan de andere deelnemers voor te leggen. Op deze manier kan een zeer democratisch doch gestructureerde manier van gezamenlijke besluitvorming ontstaan.

Hoe werkt Loomio?

Met een account bij Loomio.org kun je een of meerdere groepsdiscussies starten. Zo’n discussie kan over van alles gaan, als deze uiteindelijk maar gericht is op het nemen van een besluit of het komen tot consensus. Misschien wil je als groep kiezen wat het thema van de volgende teambijeemkomst zal worden. Of heb je als facilitator drie werkvormen in gedachte voor een bepaald proces en wil je met het team een keuze maken. Daarnaast kun je Loomio ook gebruiken bij het ontrafelen van een complex thema, waarbij je op zoek bent naar de mening en ervaringen van anderen. Denk aan een vraag als ‘Hoe kunnen we als organisatie duurzamer gaan werken? Of: ‘wat is een toekomstrichting die we zeker moeten verkennen?’.

Een discussie kun je geheel open zetten. Dan kan iedereen meedoen die de discussie interessant vindt. Je kunt de discussie ook alleen zichtbaar maken voor een specifieke groep. Dan nodig je vanuit Loomio de mensen uit die je bij de discussie wilt betrekken: het specifieke team of de mensen met kennis en ervaring die een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het proces. Als je de discussie hebt aangemaakt en de mensen hebt uitgenodigd, volgen er grofweg drie stappen in Loomio:

  1. Discussieer en wissel uit: in een soort forumachtige omgeving ga je met elkaar in gesprek. Je wisselt kennis en standpunten uit. Samen ontwikkel je nieuwe perspectieven en ideeen. Je kunt een tijdslimiet aan deze discussie meegeven.
  2. Stel iets voor: iedereen uit de groep kan het initiatief nemen om een voorstel te formuleren. Daarop kunnen de groepsleden stemmen met eens, onthouden, oneens of blokkeren. Er is tevens een mogelijkheid om je stem toe te lichten. En je kunt je mening over het besluit wijzigen zolang de disscusie open staat. Deze stap geeft je zicht op wat de groep aanspreekt en de mate van consensus die in de groep aanwezig is. Hoe zit iedereen in het onderwerp, welke gedachtes spreken aan?
  3. Besluit gezamenlijk: op basis van de uitwisseling in stap 1 kunnen meerdere voorstellen gedaan worden. Verwacht met Loomio niet een heel rechtlijnig proces, maar eerder een dynamisch en iteratief proces waarin verschillende perspectieven ruimte krijgen en waarin een beroep gedaan wordt op individuele autonomie om een collectief doel te realiseren. Er is niet een leider of trekker die uiteindelijk ‘het’ voorstel doet of ‘de’ beslissing neemt. In Loomio kan elk individu dat een stap richting besluitvorming wil maken de lead nemen. Loomio gaat dan ook niet uit van het idee dat iedereen het met een besluit eens moet zijn. Het gaat eerder om het creeren van een ruimte waarbinnen mensen het vertrouwen hebben hun kennis in te zetten, bij te dragen aan een collectief doel en dat in die ruimte de ‘goede’ dingen gedaan worden.

 

Wat is de kracht van Loomio?

Loomio kun je gebruiken op je computer, tablet en smartphone. Je ontvangt notificaties in je email. Het is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke tool, en biedt verschillende toepassingsmogelijkheden, bekeken vanuit een leerperspectief. De eerste is natuurlijk het nemen van een beslissing. Zeker bij heel praktische groepsvragen (‘Waar gaan we vanavond eten?’ of ‘Wie zullen we uitnodigen voor het komend webinar’) kan Loomio structuur bieden aan het besluitvormingsproces: je wisselt ideeen uit, iemand stelt een beslissing voor en je stemt hier allemaal op.

Wat deze tool ook doet is heel inzichtelijk maken hoe iedereen over een bepaald vraagstuk denkt. Welke ideeën en ervaringen in de groep aanwezig zijn. De gezamenlijke discussie die je hier voert is een leerproces op zich: je formuleert je eigen mening, leest reacties van anderen, voegt toe of past je eerdere mening aan. Een krachtige manier om gebruik te maken van de expertise die in de groep aanwezig is!

Een derde manier om Loomio te gebruiken is voor het creëren van draagvlak. Zeker als je de discussie open stelt, kun je in korte tijd een groot publiek uitnodigen om mee te denken. Hierop doordenkend zou je Loomio ook kunnen gebruiken om zicht te krijgen op de mening van mensen in een zogenaamde ‘buitenwereld’. Stel dat je al enige tijd als groep samenwerkt en je wilt nieuwe input van buiten. Je kunt dan een discussie starten en elk groepslid vragen om een aantal relatieve buitenstaanders uit te nodigen om mee te doen in de discussie.

Het formuleren van een besluit op basis van de gevoerde discussie is vervolgens wel een kunst. Het vergt goed zicht op het geheel en de lijn die zich gedurende de discussie heeft uitgekristalliseerd. Ook vraagt het om het maken van keuzes en het zorgvuldig formuleren van een voorstel. Deze stap kun je ook zien als een belangrijke leerstap: tot welk voorstel komen groepsleden op basis van de gevoerde discussie?

Belangrijke kanttekening

De tool doet een behoorlijk beroep op je schriftelijke bekwaamheid. Dit begint al met het helder en aantrekkelijk formuleren van de vraagstelling. De vraag bepaalt de reacties die je krijgt. Vervolgens gaat het erom een voorstel te formuleren. Hierbij wil je convergeren, recht doen aan de inbreng en een standpunt zo over het voetlicht brengen dat groepsleden er op een vlotte manier hun stem over kunnen uitbrengen. Bedenk vooral: de tool is en blijft ondersteunend aan een proces dat je op gang wilt brengen. En gezamenlijk tot besluiten nemen gaat uiteindelijk over aspecten als vertrouwen, gezamenlijk doel, waarderen van ideeen, uitnodigen, bevragen, consensus en gedeeld leiderschap.

Zin om meer te lezen over het gedachtegoed achter Loomio? In deze blog vind je een interview met een van de ontwikkelaars.  Ook is er een filmpje waarin men het werken met Loomio helder uitlegt.

Tips bij het online besluiten nemen

De vierde leergang ‘Leren en veranderen met sociale media‘ is net gestart en ik krijg altijd veel energie als ik zie hoe enthousiast mensen zich op het eerste online blok storten. Ze klagen aan de ene kant dat het veel tijd kost maar aan de andere kant steken ze die tijd er ook zelf in! Een opdracht is om in een groepje een tool te kiezen, deze uit te proberen en hierover te presenteren. Nu is het heel lastig om in asynchone online discussies (waarbij je dus niet tegelijk online bent) een groepsbesluit te nemen. In een vergadering doe je een voorstel en je vraagt of iedereen het ermee eens is. Of je gaat stemmen, of verzint iets anders. Eigenlijk kan daar ook al genoeg mis gaan!.

Online is de dynamiek nog gecompliceerder want er moet allereerst iemand zijn die de leiding neemt. Wil je de leiding nemen, dan kun je een voorstel doen maar je weet niet wanneer de anderen het lezen en gaan reageren. Wil je dus heel democratisch werken en wachten op ieders antwoord, dan kan het soms heel lang gaan duren. Het gevaar is hierbij dat je een besluit neemt waar niemand achterstaat.

Er zijn daarom wel wat tips voor het online besluiten nemen:

  • Doe een voorstel en geef een duidelijke deadline voor reacties. Je kunt ook een voorstel doen aan de groep en daarbij duidelijk maken tot wanneer mensen kunnen reageren. Hierbij is het duidelijk dat degenen die niet reageren de mogelijkheid tot inspraak in de beslissing verliezen
  • Gebruik een online poll om meningen te verzamelen. Met een tool als opinionpower of polldaddy kun je snel een online enquete maken. Als je dit tot 1 vraag beperkt kunnen mensen heel snel reageren. Geef opnieuw een deadline voor reacties. Hierdoor weet je beter dan bij het doen van een voorstel hoe de meningen verdeeld zijn.
  • Organiseer een overleg. Het is makkelijker om synchroon (wanneer iedereen tegelijk online is) een besluit te nemen. Je kunt daarom een overleg voorstellen. Wel is het daarvoor weer nodig om een datum te vinden… maar goed daar kun je een Datumprikker voor nemen. Bij het overleg kun je de opties uitgebreid bespreken.

Zoals je ziet is worden de opties steeds democratischer en gaan ook wat meer tijd kosten. Dit is dus vooral iets om af te wegen tegen het belangrijk van de beslissing.

Overigens zijn er ook nog gespecialiseerde online tools die speciaal ontworpen zijn om mn. complexere besluitvormingsprocessen te ondersteunen, een handgreep (er zijn er vast veel meer!):

  • Ideedropper – Dit is een nieuwe tool die werkt als een online ideeënbus binnen een organisatie of traject. Deelnemers kunnen gedurende een bepaalde tijd innovatieve ideeën toevoegen online. Na een bepaalde tijd kan een besluit worden genomen waarbij het besluit online ook zichtbaar is.
  • Weighteddecision – heeft hetzelfde WordPress thema gekozen als wij! Dus dat zal wel een goede beslissing zijn :). Via de matrix kun je een ranking maken van de opties en belangrijke criteria, bv. bij de keuze voor een online platform.
  • Synthetron – hierbij kun je complexere beleidsbeslissingen voorbereiden met een grote groep belanghebbenden.
  • Liquidfeedback – voor referendum online.
  • Powernoodle – is gratis voor kleine groepen. Je kunt hier vragen stellen en mensen uitnodigen om input te geven. Je kunt meerdere sessies opstarten. Op een gegeven moment kun je de vraag sluiten.
  • Uservoice – helpt bij het verzamelen van feedback van klanten (speciaal geschikt voor grote aantallen). 1 forum is gratis.