Navigate / search

Slack jij al?

Dit artikel is eerder verschenen in het tijdschrift Opleiding & Ontwikkeling, nr 3, 2015.
Hier kun je het downloaded in pdf.

Over tools voor online uitwisseling, samenwerking en kennisdelen

Je hebt vanmorgen een ‘mail to all’ ontvangen, met een vraag van Klaas of iemand weet hoe het zit met dat nieuwe beleid. Goede vraag! Je was pas om twaalf uur in de gelegenheid om te reageren. Inmiddels heb je al zo’n tien mailtjes van collega’s gehad, met uiteenlopende reacties. Er zullen vast ook een paar collega’s hebben gereageerd zonder de ‘reply to all’ te gebruiken. Die antwoorden heb je dus niet gezien. Je hebt nu een berg mail en geen zicht op het geheel aan reacties.

Er zijn online tools die je overvolle mailbox-probleem kunnen aanpakken, door slimmer samen te werken en kennis op andere manieren te delen, zoals Yammer, Facebook, Google+, Slack, SpeakApp. Het zijn tools waarmee je online berichten uitwisselt, documenten deelt, online kunt samenwerken en gezamenlijk problemen kunt oplossen.

Yammer

Veel organisaties beschikken over Yammer. Het is een microblogging tool: je communiceert met anderen middels korte berichtjes, om collega’s op de hoogte te brengen van wat je doet, een vraag te stellen, een goed artikel te delen. De dynamiek in Yammer kun je enigszins vergelijken met Twitter. Met het @-teken spreek je iemand rechtstreeks aan, je kunt een link, poll af afbeelding in je bericht meenemen. En er is een functie om samen te werken aan documenten. Je scant de berichten en haalt er uit wat voor jou interessant is, zodat je niet alles hoeft te lezen. Natuurlijk gaat dit samen met afspraken die je hierover maakt.

 

Een Yammer-gebruiker: ‘Je stelt even een vraag of je deelt informatie, iets wat je via e-mail niet zo snel zou doen. En er is vaak wel iemand die het oppakt.’ Collega’s geven ook updates over de projecten waarmee ze bezig zijn of welke klant ze gaan bezoeken.  ’Ik weet nu welke collega’s verstand hebben van bepaalde onderwerpen en ik kan ze erover aanschieten voor mijn eigen projecten. Ik heb op die manier veel nieuwe mensen bij onze organisatie leren kennen, ook al heb ik ze nog nooit gezien.

 

Slack

Een zeer populaire communicatietool op dit moment: Slack. Er ontstaat zelfs nieuw vocabulair: “Ik zal je zo even slacken”. Het is een handige chat- en samenwerkingsapp. Je kunt met verschillende teams in Slack werken. Per team maak je kanalen aan en binnen elk kanaal heb je een chatruimte. De kanalen geven structuur aan het online samenwerken. Je bepaalt vervolgens zelf welke kanalen je wilt volgen. Dit is een duidelijk verschil met Yammer. Daar komt bij dat je Slack kunt verbinden met aan groot aantal andere tools die teams online vaak gebruiken. Stel dat je de teamtaken bijhoudt in Trello, dan verschijnen de daar nieuw geplaatste taken ook in een Slack-kanaal.

 

Een voorbeeld: samen met zes andere professionals zijn we een #teamhackaton aan het inrichten: een dag waarop teams werken aan slimmer werken. We willen deze dag online voorbereiden. Een handig online platform is hierbij onontbeerlijk. We hebben inmiddels een goed werkbare mix gevonden: het draaiboek en bijbehorende materialen werken we uit in Google.doc, we hebben onze teamtaken in Trello staan, we hebben een tweewekelijkse Skype om vlot een paar dingen te overleggen en we wisselen uit in Slack.

 

Speakap

Ook met Speakap kun je een online omgeving inrichten waar groepen met elkaar informatie kunnen uitwisselen. Als gebruiker ben je lid van verschillende groepen. Een groep kan openbaar of privé zijn. Eenmaal in een groep heeft de chatomgeving een wat Facebook-achtige look. Iemand start een bericht en daar kun je op reageren. Verder heb je een persoonlijke tijdlijn die jouw berichten en activiteiten laat zien uit de groepen waar je lid van bent.

 

Wanneer gebruik je een van deze tools?

Mijn advies is om klein te beginnen met deze tools. Welke setting kan meer communicatie, kennisdeling en samenwerking gebruiken? Waar werk je samen met collega’s die wel wat voelen voor een experiment? Verken vervolgens met elkaar over wat voor soort zaken je online wilt communiceren en reflecteer hierop in een ontmoeting. Een prachtige uitspraak van Peter Drucker:

Neem er echt even de tijd voor; een nieuw online platform kan zich niet in twee weken bewijzen. Want uiteindelijk gaat het niet om het platform, maar om de wijze waarop je er gebruik van maakt: wie neemt initiatief, welke energie stop je in het delen van kennis, hoe waarderend ben je met elkaar?

De mini-stress momentjes door technologie

Hier zie je een foto van verlaagd stoeprandje dat me bij elke treinreis nog blij maakt. Op weg naar mijn station moest ik met mijn fiets hier altijd een hoge stoep op, net terwijl je haast hebt en terwijl er tegenliggers op dit fietspad aankomen. Met een zware tas voorop is het ook nog zwaar je fiets erop te tillen. Op een mooie dag zag ik dit opstapje en ik werd er helemaal blij van want nu kan ik gewoon doorfietsen. Snel tussen de tegenliggers door en mijn trein halen. Deze stoepverlaging lijkt een detail maar maakt mijn reis naar het station als fietser zo veel fijner. Er is een mini-stress momentje weg.

Hou jij je bezig met online leren en samenwerken? Of dit nu gaat om blended cursussen, een sociaal intranet of online werkplekleren – hierbij krijg je te maken met ergernissen. De mini-stress momentjes. Zo zijn de technische details soms een hobbel. Ik heb een online cursus in Sharepoint gefaciliteerd en daar komt mijn eigen allergie voor Sharepoint vandaan. Elke keer als ik een antwoord wilde lezen moet ik doorklikken om het antwoord open te klappen. Ik werd daar helemaal suf van! Behalve het kijken naar functionaliteiten is het dus ook belangrijk om te (blijven) kijken naar de zogenaamde dissatisfiers, ‘ergernissen’ dingen die maken dat een tool stress oplevert.

Herzberg heeft een model voor motivatie van werknemers – waarbij hij onderscheid maakt tussen satisfiers en dissatisfiers, lees bijvoorbeeld deze uitleg. Er is misschien sneller aandacht voor de satisfiers (wat levert het op?) maar kijk ook naar je dissatisfiers bij het gebruik van online tools. Herzberg heeft zeker gelijk vind ik – dissatisfiers moet je zoveel mogelijk wegnemen. Ze zijn misschien klein maar hebben veel invloed. In Ghana mochten we geen directe vlucht boeken om kosten te besparen en moesten dan overstappen in Londen. Dit was zo’n dissatisfier dat we het er continue over hadden en de verhalen steeds erger werden. Op het moment dat dit veranderd werd was kon er pas weer aandacht zijn voor belangrijke zaken.

Hoe kun je dissatisfiers opsporen bij online leren/samenwerken?

  • Let bij kiezen van tools op mogelijke dissatisfiers. Zo is dit voor mij een reden om voorrang te geven aan tools die mensen al gebruiken. Geen nieuwe tools = minder kans op dissatisfiers. Testen met deelnemers helpt ook natuurlijk. En zelf goed testen. Een shiny nieuwe tool maar onhandig omdat het niet werkt in de browser die de meesten gebruiken? Niet doen.
  • Maak inloggen makkelijk. Inloggen kan een hobbel zijn/worden. Zo ben ik heel blij dat je met Adobe Connect een webinar link kunt sturen naar deelnemers. Klik op deze link en vul je naam in. Zo eenvoudig moet het deelnemen ook zijn. Ik heb met een platform gewerkt waar je je eigen wachtwoord niet kon veranderen. Voor mij is dat een dissatisfier waar mensen zich echt aan kunnen gaan storen. Een no go. In bepaalde situaties kun je daarom speciaal kiezen voor een tool zonder login. Zie hier bijvoorbeeld 9 video conferencing tools zonder login.
  • Monitor op dissatisfiers. Je kunt niet alles voorzien en testen en het is heel persoonlijk wat een dissatisfier is. Dus monitor wat makkelijk/moeilijk verloopt en probeer bij te sturen. Zo merkte ik bij een serie webinars dat sprekers zenuwachtig waren voor de techniek. Het inzetten van iemand die daarbij helpt ‘ontzorgt’ en neemt deze stress weg. In een ander traject waren mensen de link snel kwijt. Het hielp om een bookmarklet (icoontje) te hebben die ze in de browser konden vinden en daar maar op hoefden te klikken.

Eigenlijk ben je op zoek naar mijn verlaagde stoeprandje maar dan voor de mensen waar jij mee online samenwerkt.

Meer leren over online faciliteren? Je kunt je nog inschrijven voor de leergang van 3 maanden ‘ontwerpen en faciliteren van blended leren‘. Online start op 8 juni dus inschrijven voor 31 mei.

Tools: van brainstorm tot mindmap

Even brainstormen. Hoe vaak pak jij deze werkvorm uit de kast? Post-its erbij, viltstiften, groot vel papier. Het kan een heel effectieve vorm zijn om een collectief proces te stimuleren. Naast deze fysieke vorm zijn er echter ook allerlei tools en apps om een brainstorm online te ondersteunen. Dat kan krachtig zijn voor een brainstorm over een langere tijdsperiode, of wanneer men vanaf verschillende geografische plekken deelneemt. Sommige online tools bieden echt een nieuwe dimensie doordat de ideeën ook video’s, foto’s en URL’s kunnen zijn.

Verschillende typen brainstorm tools op een rij

Ik zie brainstormen als een creatieve techniek om snel veel nieuwe ideeën over een bepaald onderwerp of vraagstuk te genereren. Met als belangrijk kenmerk dat het waardeoordeel over de ingebrachte ideeën wordt uitgesteld tot alle ideeën zijn verzameld. Brainstormen is meer dan ‘zomaar wat dingen samen bedenken’: als je de techniek goed toepast zorgt het voor een creatieve omgang met je gedachten.

Er is een grote verscheidenheid aan tools te vinden die de mogelijkheid bieden om online te brainstormen. Mijn favoriete vier tools:

Padlet

Deze tool gebruik ik vaak vanwege zijn gebruiksvriendelijkheid en prettige uitstraling. Padlet is een virtuele muur waar je met meerdere mensen op kunt werken. Gebruik is gratis en inloggen is niet nodig, je kan direct aan de slag. Het werk wordt automatisch bewaard en je kunt het ook nog downloaden.

Padlet leent zich goed voor een brainstorm in tekst en beeld. Uploaden van beelden gaat vlot. Clusteren van de opbrengst kun je meenemen in de online opdracht die je de groep geeft, maar je kunt ook besluiten om het clusteren juist samen te doen (online of in een fysieke setting).

Groupzap

Deze tool maakt ook gebruik van kaartjes op de virtuele muur. Het heeft een los karakter wat mij uitnodigt tot brainstormen. Kleurgebruik is belangrijk, er zijn verschillende soorten kaartjes (klein, groot, overlappend) en je kunt afbeeldingen uploaden. Daarnaast is er een reeks icoontjes beschikbaar om als een soort ‘stem’ te gebruiken: wat vind je van een idee? Pijlen en lijnen gebruik je voor het duiden van clusters en onderlinge verbindingen.

 

Stormboard

Deze tool werkt ook met kaartjes die de look & feel van een post-it hebben. Kaartjes hebben een eigen kleur en zijn te vullen met tekst, een afbeelding, een video of een tekening. Je kunt kaartjes onderling met elkaar verbinden door pijlen en je hebt de mogelijkheid om stemmen uit te brengen op ideeën. Geef bijvoorbeeld elke deelnemer aan de brainstorm tien stemmen om uit te delen en bespreek de opbrengst. Ook hebben deelnemers de mogelijkheid om een reactie te geven op een kaartje. Stormboard bezit tevens een chatroom waarin je met elkaar kunt uitwisselen als je op hetzelfde moment in de online omgeving aan het werk bent.

 

Thinglink

Een leuke tool om te bekijken is Thinglink. Hiermee kun je een afbeelding verrijken met video, audio, tekst en andere afbeeldingen. Je voegt informatie toe middels kleine symbolen op de afbeelding. Als iemand daar dan met zijn muis overheen gaat verschijnt de aanvullende informatie die bij het symbool hoort. Hier vind je een voorbeeld van een interactief ganzenbord: http://www.thinglink.com/scene/311559031955128322#tlsite

 

Hoe werkt een brainstorm online?

Hoe pas je deze tools toe in een online omgeving? Wat kun je van deelnemers vragen en verwachten?

  • De meest eenvoudige manier voor online brainstormen is dat je de groep een heel helder vertrekpunt meegeeft voor de brainstorm (een vraag of een term) en ze uitnodigt om online, op een voor hen geschikt tijdstip, hun associaties te geven. Ter voorbereiding heb je de virtuele muur gemaakt en ook daar het beginpunt helder weergegeven. Je kunt overwegen om het online werken in twee stappen op te delen: (1) de komende drie dagen gaan we brainstormen en (2) vervolgens heeft de groep twee dagen tijd om te stemmen of te clusteren, waardoor je het proces wat sterker begeleidt.
  • Een andere mogelijkheid is om een brainstorm te doen op een moment dat de hele groep online is. Dan gebruik je een brainstormtool naast een Skype-achtige verbinding, zodat je elkaar ook hoort. De virtuele muur is dan de gezamenlijke werkplaats.
  • En wat ook heel effectief kan werken is om een brainstormtool te gebruiken tijdens een gezamenlijke bijeenkomst. In plaats van gele post-its te plakken op een flipovervel, heeft iedereen een tablet of laptop voor zich. Aan het werk!

De belangrijkste tip om online brainstormen te laten werken is de verschillende brainstormstappen goed te doordenken: wat vraag je deelnemers online te doen, welke input neem je mee naar de fysieke bijeenkomst en welke brainstormstappen onderneem je dan nog met elkaar. En neem daarbij de technische mogelijkheden van de tool goed in acht. Bij de ene tool kun je deelnemers laten stemmen, bij de andere tool kun je middels lijnen onderlinge verbindingen aangeven.

 

Dit artikel is ook verschenen in het tijdschrift Opleiding & Ontwikkeling, nr. 1 2015.

Liveblog #LT15UK: Why wearable technology will change learning forever

David Kelly, interesting.. sitting in the first row.. I was googling around on his website when I read this: “While the northeast snowstorm in the US has prevented me from attending in-person in London, we have made arrangements to have me share the session virtually.”. See how this will go!!

Great blog by the way, with all kinds of resources accompanying his presentation. To be found here.

David starts with a comparison.. going on vacation a couple of years ago: you made a plan, searched on a map, took mysterious pictures and wrote letters to Grandma. Now we use google, email and make digital photo’s and video’s. The technology is changed, but we still do the same things.

There is already more wearable technology available then we think. From watches to cloths. What are some examples of applications?

  • Monitoring the condition of your baby;
  • Recording experiences (for example by wearing Google Glass);
  • Responsive coaching;
  • Connect and communicate at a distance (e.g. virtual meeting with the doctor in a hospital);
  • Authentication (e.g. secure transactions);
  • Augmented Reality (e.g. translate written language to your own, using an app)
  • Physical Restoration
  • Environmental Alignment (think about the smart ‘thermostaat’)

Now, how can we use this technology for learning? David first mentions narration of work: watching an operation from a distance, and maybe even commenting on the way the operation proceeds? Second is virtual support: support from a distance while working in the field. Contextual learning…

..and we lost connection with David. Too bad. In a short wrap up by phone, he advises all of us to play with the wearables, try out new approaches. That is the way to develop this area. Because, it will definitely influence learning, work, life.

 

De 10 tools die in de rugzak van elke procesbegeleider en trainer zouden moeten zitten

(foto door Kitty Terwolbeck)

Er zijn ontzettend veel online tools die je gratis of voor weinig geld kunt gebruiken. Ik probeer elke week wel wat nieuws uit of kom wat nieuws tegen (zoals deze week vialogues) en als ik heel eerlijk ben? Af en toe word ik er ook wel onrustig van – zo heb ik een lijstje tools (zowel in een boekje als online) om uit te proberen waar ik nooit aan toe kom. Ik snap daarom wel dat het voor procesbegeleiders van workshops en verandertrajecten en trainers en docenten nog veel lastiger is om door de bomen het bos te zien.

Ik heb goed nieuws: Langzaam tekent zich wel een groep van 10 tools af die zo handig zijn dat iedere facilitator ze wel moet kennen. Het slechte nieuws is dat er voor elke tool ook wel weer een alternatief is…

De 10 online tools die in de rugzak van elke facilitator zouden moeten zitten

In de rugzak zitten betekent dat je de tool kent en er ook makkelijk mee kunt werken. Als de situatie zich voor doet kun je de tool inzetten.

  1. Twitter – microblogging
  2. Diigo – of een andere social bookmarker
  3. LinkedIn – voor netwerken en groepen
  4. Padlet – een brainstorm muur
  5. Youtube – zoeken en kanalen maken
  6. Yammer – of andere tool waarmee je met een besloten groep snel in discussie kunt
  7. Screencast-o-matic – of andere screencasting tool
  8. Bigmarker – of koop je betaalde versie van een webinar tool
  9. Google – en Google plus
  10. Ning – of ander betaald online platform

Ken je ze allemaal al? Een korte toelichting van het gebruik en toepassing vind je hieronder.

Twitter is goed om te netwerken met vakgenoten, zo zijn er hashtags als #trainertips en #lrnchat die je kunt volgen. Maar het is ook heel handig om gedurende een traject je deelnemers die op Twitter zitten te volgen. Zo weet je beter waar ze mee bezig zijn. Ik denk dat er veel facilitators zijn die dit al doen. Als facilitator van een groep kun je een lijst maken die anderen kunnen volgen, van de deelnemers of rond een bepaald onderwerp.

  • Diigo – of een andere social bookmarker

Diigo is heel belangrijk om je online bronnen te kunnen bewaren en terug te kunnen zoeken. Een alternatief voor deze bookmark tool is delicious. Je kunt ook Evernote gebruiken om bronnen te bewaren maar dat vind ik zelf minder handig.

  • LinkedIn – voor netwerken en groepen

LinkedIn kent iedereen wel. Echter als procesbegeleider moet je ook weten hoe LinkedIn groepen werken en hoe je deze kunt faciliteren. Ben jij al beheerder van een LinkedIn groep?

  • Padlet – een brainstorm muur

Padlet is een voorbeeld van een brainstorm muur waarbij de deelnemers geen account hoeven aan te maken. Je kunt een padlet muur ook exporteren als pdf of foto (.jpg). Er zijn veel alternatieve brainstorm muren zoals stormboard of spiderscribe.

  • Youtube – zoeken en kanalen maken

Ook Youtube kent iedereen wel, maar wellicht heb je nog geen eigen kanaal of afspeellijst? Het is handig als trainer of facilitator om je eigen afspeellijsten te maken waar je later uit kunt putten.

  • Yammer – of andere tool waarmee je met een besloten groep snel in discussie kunt

Yammer is wel bekend van binnen organisaties. Als je je eigen Yammer netwerk hebt kun je heel makkelijk en snel een extern netwerk aanmaken waarop mensen met verschillende email accounts kunnen uitwisselen. Dit weten niet veel mensen maar is wel heel nuttig als je bv. voor een bijeenkomst vast een week online wilt uitwisselen. Yammer is een spontaan middel, maar wel snel chaotisch en werkt goed met mensen die al veel Facebook gebruiken, die gaan het herkennen.

Ik denk dat iedere docent of trainer in staan moet zijn een zgn. screencast te maken, een video waarin je uitleg geeft. Ik gebruik zelf screenflow voor de mac, dat is een betaalde screencasting tool. Als je eens wilt proberen hoe screencasten werkt kun je met screencast-o-matic gratis beginnen. Een alternatief is present.me.

  • Bigmarker – of koop je betaalde versie van een webinar tool

Ik had hier bijna webinar tool geschreven, maar bij de andere 9 staan allemaal voorbeelden, dus hier ook maar. Bigmarker is een webinar tool waar je een online meeting mee kunt faciliteren. De bekendere betaalde webinar tools zijn Gotomeeting, Webex en Adobe Connect.

Googlen moet je kunnen en dat kun je altijd nog beter leren (wist je bv. dat als je video site: ennuonline.com doet google zoekt naar content op de website ennuonline.com?). Heel handig zijn Google formulieren en Google drive om samen bv. aan een workshop programma te werken. En natuurlijk Google communities als tool om een groep te faciliteren.

  • Ning – of ander betaald online platform

Ik heb even getwijfeld of Ning er bij moest staan omdat het geen gratis tool is. Wel denk ik dat je als trainer/facilitator minstens met een online platform met wat meer mogelijkheden gewerkt moet hebben. Ning is een social network, maar het kan ook een LMS (learning management systeem) zijn zoals Moodle. Ning is meer gericht op sociale interactie, werkt goed en is betaalbaar. Heb je één keer een platform goed onder de knie is het ook makkelijker met een volgend platform te leren werken.

Heb jij een tool die niet in het rijtje staat maar wel in de rugzak hoort? Deel het hieronder in reactie. Verder vind je op de pagina gereedschap een aantal handouts van tools. Wil je meer tools voor ‘leerprofessionals’? Dan is er natuurlijk de top 100 van Jane Hart.

Wil je meer leren over al deze tools en ook over het ontwerpen van online leren en leren online faciliteren? Doe dan mee met onze leergang die 2 februari start.

Online dagboeken: van Penzu tot Room for Thought

Gisteren heb ik sprintjes, elfjes en haiku’s gemaakt. Een van mijn elfjes ziet er zo uit:

Waarderend

Uitgesteld moeilijk

Aanpakken rust vragen

Het hoeft niet perfect

Geleerd

Zegt dit je iets? Ik had er voor gisteren nog niet van gehoord. Het zijn allemaal werkvormen die reflectief schrijven stimuleren. Het is een manier van schrijven, een gesprek met jezelf. Om te ordenen, tot rust te komen, nieuwe inzichten op te doen, dingen van je af of juist naar je toe te schrijven, aldus Sarine Zijderveld van Papierenspiegel.nl. Wat heeft dit nu te maken met het gebruik van apps bij leren en ontwikkelen? Ik zie een hele mooie verbinding tussen deze krachtige manier van reflecteren en de veelheid aan online dagboekapps die er zijn. Daar wil ik in deze blog graag met jullie naar kijken.

Wat zijn online dagboekapps?

Er zijn inmiddels honderden apps die je aanmoedigen om je activiteiten en gedachtes bij te houden. Vaak op een heel stijlvolle wijze met tekst, foto’s, tekeningen, video, audio, muziek. Een ware zee aan keuzemogelijkheden. Ik beschrijf hieronder een paar apps die (bijna) gratis te gebruiken zijn en die ik onderscheidend vind van elkaar. Om je een indruk te geven van de mogelijkheden en je te helpen kiezen.

  • Room for thought: deze app vraagt je om iedere dag een foto te maken. Zo krijg je een visueel overzicht van je activiteiten. De app stuurt je op een onverwacht moment een bericht, waarna je drie seconden krijgt om een foto te maken. Je kunt een korte tekst meegeven aan je foto. De foto wordt gedeeld in de app en je kunt Twitter en Facebook gebruiken om de foto te delen met je netwerk. Wil je foto privé bewaren dan kan dat ook. Als je eens een fotoboekje (op papier) van je verzameling wilt maken, dan kan dat ook.

 

  • Journalized: een app met een andere ‘look and feel’. Je schrijft een bericht op datum, waarna je geschreven berichten in een stijlvolle tijdslijn komen. Je kunt een stukje schrijven, een foto toevoegen. Met een bookmarklint onthoud je leuke berichten voor later. Ook bij deze app kun je een bericht delen via Facebook, Twitter en mail. En als je niet wilt dat iedereen in je dagboek snuffelt, dan kan het digitaal op slot. Wil je regelmatig ergens op reflecteren, dan kun je een reminder instellen. Soms heel handig!

 

  • Penzu is een app waarin je mapjes kunt maken waar je vervolgens berichtjes in bewaart. Om een berichtje te maken kun je tekst en foto’s gebruiken. Ik vind deze app aantrekkelijk vanwege de eenvoud. Je kunt gebruik maken van een digitaal slotje. Wil je dat bepaalde mensen met je mee kunnen lezen, dan kun je ze een persoonlijke uitnodiging mailen. En dit is wel een handige functionaliteit als je een dagboekapp eens wilt gebruiken in een groep waarin onderlinge uitwisseling van berichten belangrijk is.

 

  • De app My Wonderful Days vraagt je hoe je dag was: een momentje van bezinning in je dag. Je schrijft een kort berichtje, voegt eventueel een foto of filmpje toe. En vervolgens geef je met een schuifbalkje je gemoedstoestand weer, variërend van een zwarte, boze smiley tot een breed lachende, witte smiley. Dit dagboek kan ook op slot. Wil je je berichten juist delen dan kan dat via Facebook, Twitter en mail. De app heeft iets luchtigs en schetsachtigs en oogt toch ook neutraal. Ook in deze app kun je een reminder instellen, zelfs op een tijdstip dat jij prettig vindt.

 

  • Deze mooi vormgegeven app, Grid Diary, schuift je elke dag een aantal vragen onder de neus die je kort en krachtig kunt beantwoorden. Het fijne is dat je de vragen zelf kunt bedenken! Met symbooltjes geef je je gevoel bij de dag weer en leuke dagen kun je eruit laten springen middels een bookmarklint. Als je klaar bent met schrijven, kun je de berichten als PDF-bestand exporteren.

 

Wat kun je ermee?

Volop keuze dus. En al lezende krijg je wellicht al ideeën om zo’n digitaal dagboek voor te gebruiken? Ik beschrijf hier een paar mogelijkheden ter inspiratie:

  • Als element in een coaching traject. Stel je begeleidt een medewerker bij ‘talentgericht werken’, of een leidinggevende bij ‘invloed nemen’. Dan kan het heel krachtig werken om deze medewerkers te vragen met een zekere regelmatig te reflecteren op iets wat ze in het werk hebben meegemaakt: schrijf elke dag eens in een kort berichtje waar je heel tevreden over was gezien je leerdoel. Zo ontstaat een mooie verzameling reflecties; waardevolle input voor het volgende coaching gesprek.
  • Voor onderzoek in de praktijk. Onlangs ben ik in een organisatie een onderzoekje gestart naar interne communicatie. Een week voorafgaand aan de bijeenkomst hebben we de 20 betrokken medewerkers gevraagd om elke dag terug te blikken op de betreffende dag en 1 situatie in Penzu te beschrijven die zich rondom interne communicatie had voorgedaan. Die verzameling diende als input voor de eerste gezamenlijke bijeenkomst. Het heeft uitstekend gewerkt.
  • Een leerdagboek als onderdeel van een portfolio. Wanneer je langere tijd met een groep werkt en het is daarin belangrijk dat deelnemers reflecteren op hun leerproces, dan kan een digitaal dagboek ook een goed hulpmiddel zijn. Door deelnemers te vragen regelmatig kort te reflecteren op hun ontwikkeling, zorg je voor een doorlopende lijn in het leerproces. Naast focus in de bijeenkomsten heb je zo ook aandacht voor de inhoud van het leertraject tijdens de ‘gewone’ werkweken. Bovendien kunnen deelnemers na enige tijd terugblikken op de berichtjes die ze in het begin hebben geschreven, om zo hun eigen voortgang te zien.
  • Een teamdagboek. Stel dat je als team aan een bijzonder project gaat werken, dan kan het waardevol zijn om daar een dagboekverslag van te maken. Misschien wil je met beelden werken? Dan is Room for Thought een heel leuke app. Laat teamleden elke dag een foto maken van iets dat met het project te maken heeft. En organiseer ter afsluiting een foto-kijk-moment. Wil je gedurende het project al het gezamenlijk verzamelen benadrukken dan kun je voor een app kiezen die kan ‘connecten’ met Facebook of Twitter.

Aandachtspunten

Een krachtig element in deze apps is de reminder die je voor jezelf kunt instellen. Dat maakt dat het echt ondersteunend kan zijn aan regelmatige reflectie. Denk maar aan het idee van 40 dagen oefenen om je een nieuwe overtuiging eigen te maken. De digitale dagboeken zijn ontwikkeld voor persoonlijk gebruik. Het vraagt daarom enige creativiteit om ze in een groepsproces toe te passen. Dat merk je al wel aan de voorbeelden die ik hiervoor geef. Bij de app Penzu kun je anderen uitnodigen om mee te lezen in jouw dagboek. Andere apps kunnen verbinding maken met Facebook of Twitter en soms biedt een app de mogelijkheid om je berichten als pdf te exporteren of te mailen. Denk hier goed over na en experimenteer van tevoren.

Tot slot wil ik je meegeven dat het belangrijk is te bedenken hoe je omgaat met vertrouwelijkheid. Een dagboek heeft toch iets persoonlijks, het is van jou. Als je wilt dat deelnemers reflecteren en hun opgedane inzichten toevertrouwen aan het dagboek, dan is het belangrijk daar zorgvuldig mee om te gaan. Een vorm die dan wellicht zou passen is: “wat je in je dagboek opschrijft is en blijft van jou. Na een bepaalde periode vraag ik je om je berichten eens terug te lezen en er dat uit te destilleren wat jij waardevol vindt om met mij te bespreken of wat jij wilt delen met de groep.

Ik hoop dat je zin krijgt om eens na te denken over toepassingsmogelijkheden in jouw praktijk? Of je wilt misschien eerst eens zelf wat ervaring opdoen met het gebruik van een digitaal dagboek? Je kunt natuurlijk beginnen met een van de apps die ik hierboven heb beschreven. Ter inspiratie vind je hier nog een lijstje van 50 apps.

 

Loomio: samen tot besluiten komen

Dit artikel is onlangs verschenen in het tijdschrift O&O. Hier vind je de mooi opgemaakte versie van dit artikel.

Stel, je werkt met een aantal collega’s online aan een nieuw projectvoorstel. Jullie zijn niet in de gelegenheid om bij elkaar te komen en om verder te werken aan het voorstel dient er eerst een gezamenlijk besluit genomen te worden over de aanpak. Dit is best een lastig proces om vorm te geven in een chat of forumdiscussie. Uitwisselen van ideeen lukt vaak nog wel, maar hoe kom je tot een besluit? Wie neemt het initiatief? Wanneer doe je dat? En hoe verzamel je vervolgens weer de stemmen op het voorgestelde besluit? Loomio is een platform dat je hierbij zeer behulpzaam kan zijn. In het kort: iemand formuleert een vraag of discussiepunt en nodigt anderen uit om online te reageren. Dit gebeurt in een forumomgeving, welke je een tijdslot mee kan geven. Vervolgens kan iemand op basis van de gevoerde discussie een besluit formuleren. De andere deelnemers brengen hun stem uit op het voorgestelde besluit. Je stem kun je eventueel toelichten, en heb je echt een ander besluit voor ogen, dan kun je een nieuw besluit formuleren om dit vervolgens aan de andere deelnemers voor te leggen. Op deze manier kan een zeer democratisch doch gestructureerde manier van gezamenlijke besluitvorming ontstaan.

Hoe werkt Loomio?

Met een account bij Loomio.org kun je een of meerdere groepsdiscussies starten. Zo’n discussie kan over van alles gaan, als deze uiteindelijk maar gericht is op het nemen van een besluit of het komen tot consensus. Misschien wil je als groep kiezen wat het thema van de volgende teambijeemkomst zal worden. Of heb je als facilitator drie werkvormen in gedachte voor een bepaald proces en wil je met het team een keuze maken. Daarnaast kun je Loomio ook gebruiken bij het ontrafelen van een complex thema, waarbij je op zoek bent naar de mening en ervaringen van anderen. Denk aan een vraag als ‘Hoe kunnen we als organisatie duurzamer gaan werken? Of: ‘wat is een toekomstrichting die we zeker moeten verkennen?’.

Een discussie kun je geheel open zetten. Dan kan iedereen meedoen die de discussie interessant vindt. Je kunt de discussie ook alleen zichtbaar maken voor een specifieke groep. Dan nodig je vanuit Loomio de mensen uit die je bij de discussie wilt betrekken: het specifieke team of de mensen met kennis en ervaring die een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het proces. Als je de discussie hebt aangemaakt en de mensen hebt uitgenodigd, volgen er grofweg drie stappen in Loomio:

  1. Discussieer en wissel uit: in een soort forumachtige omgeving ga je met elkaar in gesprek. Je wisselt kennis en standpunten uit. Samen ontwikkel je nieuwe perspectieven en ideeen. Je kunt een tijdslimiet aan deze discussie meegeven.
  2. Stel iets voor: iedereen uit de groep kan het initiatief nemen om een voorstel te formuleren. Daarop kunnen de groepsleden stemmen met eens, onthouden, oneens of blokkeren. Er is tevens een mogelijkheid om je stem toe te lichten. En je kunt je mening over het besluit wijzigen zolang de disscusie open staat. Deze stap geeft je zicht op wat de groep aanspreekt en de mate van consensus die in de groep aanwezig is. Hoe zit iedereen in het onderwerp, welke gedachtes spreken aan?
  3. Besluit gezamenlijk: op basis van de uitwisseling in stap 1 kunnen meerdere voorstellen gedaan worden. Verwacht met Loomio niet een heel rechtlijnig proces, maar eerder een dynamisch en iteratief proces waarin verschillende perspectieven ruimte krijgen en waarin een beroep gedaan wordt op individuele autonomie om een collectief doel te realiseren. Er is niet een leider of trekker die uiteindelijk ‘het’ voorstel doet of ‘de’ beslissing neemt. In Loomio kan elk individu dat een stap richting besluitvorming wil maken de lead nemen. Loomio gaat dan ook niet uit van het idee dat iedereen het met een besluit eens moet zijn. Het gaat eerder om het creeren van een ruimte waarbinnen mensen het vertrouwen hebben hun kennis in te zetten, bij te dragen aan een collectief doel en dat in die ruimte de ‘goede’ dingen gedaan worden.

 

Wat is de kracht van Loomio?

Loomio kun je gebruiken op je computer, tablet en smartphone. Je ontvangt notificaties in je email. Het is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke tool, en biedt verschillende toepassingsmogelijkheden, bekeken vanuit een leerperspectief. De eerste is natuurlijk het nemen van een beslissing. Zeker bij heel praktische groepsvragen (‘Waar gaan we vanavond eten?’ of ‘Wie zullen we uitnodigen voor het komend webinar’) kan Loomio structuur bieden aan het besluitvormingsproces: je wisselt ideeen uit, iemand stelt een beslissing voor en je stemt hier allemaal op.

Wat deze tool ook doet is heel inzichtelijk maken hoe iedereen over een bepaald vraagstuk denkt. Welke ideeën en ervaringen in de groep aanwezig zijn. De gezamenlijke discussie die je hier voert is een leerproces op zich: je formuleert je eigen mening, leest reacties van anderen, voegt toe of past je eerdere mening aan. Een krachtige manier om gebruik te maken van de expertise die in de groep aanwezig is!

Een derde manier om Loomio te gebruiken is voor het creëren van draagvlak. Zeker als je de discussie open stelt, kun je in korte tijd een groot publiek uitnodigen om mee te denken. Hierop doordenkend zou je Loomio ook kunnen gebruiken om zicht te krijgen op de mening van mensen in een zogenaamde ‘buitenwereld’. Stel dat je al enige tijd als groep samenwerkt en je wilt nieuwe input van buiten. Je kunt dan een discussie starten en elk groepslid vragen om een aantal relatieve buitenstaanders uit te nodigen om mee te doen in de discussie.

Het formuleren van een besluit op basis van de gevoerde discussie is vervolgens wel een kunst. Het vergt goed zicht op het geheel en de lijn die zich gedurende de discussie heeft uitgekristalliseerd. Ook vraagt het om het maken van keuzes en het zorgvuldig formuleren van een voorstel. Deze stap kun je ook zien als een belangrijke leerstap: tot welk voorstel komen groepsleden op basis van de gevoerde discussie?

Belangrijke kanttekening

De tool doet een behoorlijk beroep op je schriftelijke bekwaamheid. Dit begint al met het helder en aantrekkelijk formuleren van de vraagstelling. De vraag bepaalt de reacties die je krijgt. Vervolgens gaat het erom een voorstel te formuleren. Hierbij wil je convergeren, recht doen aan de inbreng en een standpunt zo over het voetlicht brengen dat groepsleden er op een vlotte manier hun stem over kunnen uitbrengen. Bedenk vooral: de tool is en blijft ondersteunend aan een proces dat je op gang wilt brengen. En gezamenlijk tot besluiten nemen gaat uiteindelijk over aspecten als vertrouwen, gezamenlijk doel, waarderen van ideeen, uitnodigen, bevragen, consensus en gedeeld leiderschap.

Zin om meer te lezen over het gedachtegoed achter Loomio? In deze blog vind je een interview met een van de ontwikkelaars.  Ook is er een filmpje waarin men het werken met Loomio helder uitlegt.

Vragen voorleggen aan groep: Polleverywhere

In de komende tijd zullen we hier regelmatig een makkelijke tool of app bespreken. Voor ons een goede stimulans om onze praktische ervaringen eens op te schrijven, of te experimenteren met een nieuwe app. En voor jullie ter inspiratie en stimulans.

En we beginnen met… ‘Polleverywhere’: een eenvoudige tool om vragen voor te leggen aan een groep, waar zij middels een smsje of via een tablet op kunnen antwoorden. Hiermee is het tevens een mooie tool om die mobiele telefoons die alle medewerkers en studenten hebben, juist eens te gebruiken bij het leren.

Hoe werkt het?
Polleverywhere is heel eenvoudig in het gebruik. Eenmaal een account aangemaakt kun je vragen formuleren. Daarbij kies je voor een open vraag, meerkeuzevraag of een aan te klikken afbeelding (simpel voorbeeld: neem de kaart van Nederland en nodig deelnemers uit aan te geven waar ze wonen). Op het moment dat je een vraag wilt voorleggen aan de groep zet je deze vraag ‘open’. Met een beamer kun je Polleverywhere dan groot laten zien. Daar verschijnen de instructies hoe te reageren. Deelnemers kunnen een smsje versturen of online reageren als ze toegang tot internet hebben. De resultaten zijn meteen zichtbaar, die ‘druppelen binnen’, wat vaak een leuke dynamiek geeft aan een bijeenkomst. De opbrengst kun je voor verder gebruik vervolgens redelijk makkelijk exporteren naar een Excel-sheet, Powerpoint of Prezi.

Leren door uitwisseling
De kracht van Polleverywhere zit in het uitnodigen van deelnemers om ergens hun mening over te geven of ideeen uit te wisselen. Je brengt in zonder direct een toelichting te hoeven geven. Het gaat er niet om wie wat zegt, maar dat je met elkaar verzamelt. Je hebt zelf de keuze om gelijk te antwoorden of aan te sluiten bij antwoorden die anderen geven. En praktisch heeft het als groot voordeel dat je in relatief korte tijd veel input kunt verzamelen. De antwoorden die je krijgt kun je goed als opstap gebruiken voor verder gesprek. Een paar mogelijke toepassingen kort op een rij:

  1. Iets meer te weten komen van je publiek
    Of je werkt met een nieuwe of bekende groep, er is altijd wel iets wat je te weten zou willen komen van de groep: Waar kijk jij naar uit? Wat was een succeservaring? Wat is jouw tip?
  2. Inhoudelijke verkenning
    Je werkt met elkaar aan een nieuw thema, vraagstuk, project en het is belangrijk om in eerste instantie elkaars associaties, ideeen en ervaringen te horen. Nodig deelnemers dan uit deze beelden met elkaar te delen. Polleverywhere biedt verschillende mogelijkheden om de antwoorden te laten zien (op een rijtje, als grafiek) en een leuke vorm hierbij kan zijn om de opbrengst te presenteren als een ‘woordenwolk’. In zo’n wolk krijgen antwoorden die vaker gegeven zijn meer nadruk dan anderen.
  3. Stellen van vragen voor en tijdens een presentatie
    Alternatief voor een rondje ‘leervragen’ is het gebruik van polleverywhere. Je kunt prima aan het begin van een bijeenkomst medewerkers uitnodigen tot het stellen van hun vragen. Deze lijn kun je vervolgens doortrekken door polleverywhere te gebruiken als een soort ‘backchannel’ (een gesprek op de achtergrond), waarbij je mensen uitnodigt om vragen die gedurende de bijeenkomst opkomen in polleveryhwere te formuleren.
  4. Brainstorm en stem op elkaars ideeen
    De een voelt zich vrijer dan de ander om iets in te brengen tijdens een groepsgesprek. Polleverywhere kan een handig hulpmiddel zijn om ieders ideeen en meningen te verzamelen. Je kunt de tool daardoor prima gebruiken voor een belangrijke brainstorm, en mooi daarbij is de mogelijkheid om vervolgens te kunnen stemmen op elkaars ideeen. Dus ben je op zoek naar de 4 prioriteiten voor de komende tijd…
  5. Betrek een grote groep medewerkers bij organisatieplannen
    De kunst ook bij Polleverywhere is om creatief te denken. Stel, je werkt als organisatie aan een nieuw strategisch plan en je wilt daar een grote groep medewerkers bij betrekken. Ook hier kun je Polleverywhere voor gebruiken! Laat alle medewerkers bijvoorbeeld reageren op een aantal stellingen, of stemmen op focusgebieden.
  6. Of gebruik Polleverywhere als plek voor vragen en feedback van medewerkers. Een soort ‘online ideeenbox’, waarbij het natuurlijk cruciaal is dat er een goede link is met management of anderen in de organisatie die ook daadwerkelijk iets met de opbrengst doen.

Succesfactoren
Je kunt Polleverywhere zowel in een kleine groep gebruiken als bij processen met wel honderd of meer mensen. Bovendien hebben mensen er geen internet voor nodig; iedereen kan tegenwoordig wel een smsje versturen wat het gebruik van de tool echt heel laagdrempelig maakt. Het is een tool die in veel verschillende leer- en werksituaties ingezet kan worden: een trainingssessie, strategiedag, teambijeenkomst maar ook over een periode van een week waarin je als organisatie toewerkt naar een nieuw beleidsplan. In dit laatste geval is het een tool die co-creatie en bottom-up benaderingen zeer goed mogelijk maakt.

Gebruik van Polleverywhere zal altijd een onderdeel zijn van een groter proces. Het is bij alle toepassingsvormen belangrijk om dit grotere proces goed te doordenken: wat doe je met de opbrengst? Hoe ga je daarover in gesprek? Zelf gebruik ik Polleverywhere regelmatig in een groepsbijeenkomst en dat werkt echt heel prettig. Gebruik over een langere periode klinkt aantrekkelijk, maar is wel een stuk lastiger, want dan heb je ook iets nodig waarmee je mensen eraan helpt herinneren dat ze ook nog een ervaring, idee of vraag via Polleverywhere kunnen achterlaten.

Uitproberen of meer lezen?
Je vindt Polleverywhere op het internet. Hier kun je een kort en helder instructiefilmpje vinden. Wil je meer lezen over ervaringen en toepassingen dan is de blog van Polleverywhere echt een aanrader.  Daar vind je bijvoorbeeld ook deze blog over het gebruik van Polleverywhere bij strategische planning.

Succes! En.. we zijn natuurlijk benieuwd naar je ervaringen.